5. Hướng dẫn theo vai trò

5.1 Mọi người dùngChép link mục

5.1.1 Bắt đầu nhanhChép link mục

1. Đăng nhập (mục 3.2) và đổi mật khẩu ban đầu (mục 5.1.4).
2. Kiểm tra tên cửa hàng ở góc trên bên trái, đổi nếu cần (mục 3.3).
3. Xem Trang chủ để biết việc đang chờ (mục 5.1.2).
4. Mở màn cần làm bằng menu bên trái hoặc Ctrl+K (mục 3.5).

5.1.2 Xem trang chủChép link mục

Mục đích. Biết hôm nay có việc gì đang chờ và cửa hàng đang bán ra sao.

Điều kiện trước.

• Có quyền xem bảng điều khiển. Muốn thấy số doanh thu cần thêm quyền xem báo cáo.

Các bước. Xem Hình 5.

1. Bấm Trang chủ ở đầu menu bên trái. Màn Bảng điều khiển mở ra.
2. Đọc các dải nhắc việc ở đầu màn, ví dụ "5 đơn đang đóng gói", "1 mã hàng sắp hết". Bấm Theo dõi hoặc Xem tồn kho trên dải để sang danh sách đã lọc sẵn. Không có việc chờ thì vùng này không hiện.
3. Chọn khoảng thời gian ở góc trên bên phải: 7 ngày, 30 ngày hoặc Tháng này. Cả màn tính lại theo khoảng mới.
4. Đọc bốn thẻ số liệu. Doanh thu thuần và Đơn hàng có mức tăng, giảm so với kỳ trước (mũi tên xanh là tăng) kèm số của kỳ trước. Khách hàng và Sản phẩm là tổng tích luỹ, không đổi theo khoảng đang chọn.
5. Xem biểu đồ Doanh thu theo ngày và Doanh thu theo kênh.
6. Bấm mã đơn trong khung Đơn hàng gần đây để mở chi tiết đơn, hoặc Xem tất cả để sang danh sách đơn hàng.
7. Xem khung Top sản phẩm: năm sản phẩm doanh thu cao nhất, biên lợi nhuận gộp và số đơn chưa có giá vốn.

Kết quả. Biết việc cần xử lý trong ngày và tình hình bán hàng của cửa hàng đang chọn.

Lưu ý. Khi đơn chưa có giá vốn, biên lợi nhuận gộp hiện 100%, không đúng thực tế. Dòng chữ đỏ "… đơn chưa có giá vốn" báo số đơn đang thiếu giá vốn.

Hình 5. Màn Trang chủ (Bảng điều khiển)

5.1.3 Cập nhật hồ sơ cá nhânChép link mục

Làm theo mục 3.6.

5.1.4 Đổi mật khẩu và bật bảo mật 2 lớpChép link mục

Mục đích. Giữ tài khoản an toàn: đổi mật khẩu ban đầu, thêm lớp xác thực thứ hai, đăng xuất các máy lạ.

Điều kiện trước.

• Đã đăng nhập. Biết mật khẩu hiện tại.
• Muốn bật bảo mật 2 lớp: điện thoại đã cài ứng dụng xác thực như Google Authenticator, Microsoft Authenticator.

Các bước. Xem Hình 6.

1. Vào Tài khoản của tôi (mục 3.6), bấm Bảo mật ở cột trái.
2. Ở khung Đổi mật khẩu, nhập Mật khẩu hiện tại, Mật khẩu mới và Nhập lại mật khẩu mới. Mật khẩu mới phải đạt đủ năm yêu cầu ở khung Yêu cầu mật khẩu: 8 đến 100 ký tự, có chữ thường, chữ hoa, chữ số và ký tự đặc biệt. Mỗi yêu cầu đạt thì dấu bên cạnh chuyển màu.
3. Bấm Đổi mật khẩu. Mọi thiết bị đang đăng nhập, kể cả máy đang dùng, bị đăng xuất. Đăng nhập lại bằng mật khẩu mới.
4. Để bật bảo mật 2 lớp, bấm Thiết lập ở dòng Ứng dụng xác thực, quét mã hiện trên màn bằng ứng dụng xác thực rồi nhập mã 6 số để xác nhận.
5. Để đăng nhập không cần mật khẩu, bấm Thêm passkey và làm theo hướng dẫn của trình duyệt.
6. Để đăng nhập bằng Google hoặc Apple, bấm Liên kết ở dòng tương ứng trong khung Đăng nhập bằng mạng xã hội.
7. Kéo xuống khung Thiết bị đang đăng nhập để xem các máy đang dùng tài khoản. Thấy máy lạ thì bấm Đăng xuất tất cả thiết bị khác.

Kết quả. Mục Bảo mật ở cột trái hết nhãn Chưa bật khi đã bật bảo mật 2 lớp. Lần đăng nhập sau phải nhập mã 6 số.

Hình 6. Mục Bảo mật của tài khoản

5.1.5 Hỏi số liệu bằng trợ lý dữ liệuChép link mục

Mục đích. Hỏi nhanh số liệu bằng câu tiếng Việt thay vì tự lọc báo cáo.

Điều kiện trước.

• Có quyền hỏi trợ lý dữ liệu. Quyền chạy thao tác ghi (chế độ Làm) là quyền riêng, chỉ cấp cho người được phép sửa dữ liệu hàng loạt.
• Trợ lý AI đang bật cho cửa hàng (mục 5.4.4).

Các bước. Xem Hình 7.

1. Vào Hệ thống › Ứng dụng & tích hợp › Trợ lý AI › Trợ lý dữ liệu.
2. Bấm Cuộc mới để mở cuộc trò chuyện mới. Cột trái liệt kê các cuộc cũ theo thời gian, bấm một dòng để mở lại.
3. Chọn Hỏi. Chế độ này chỉ tra cứu và trả lời, không ghi, không sửa gì trong dữ liệu.
4. Gõ câu hỏi vào ô, ví dụ "tháng này bán được bao nhiêu đơn?", hoặc bấm một câu gợi ý như Hàng sắp hết, Đơn hàng tháng này. Nhấn Enter hoặc bấm nút gửi.
5. Đọc câu trả lời. Đối chiếu lại các con số quan trọng với báo cáo trước khi dùng.
6. Bấm AI làm được gì ở góc trên bên phải để xem danh sách nhóm dữ liệu trợ lý tra được.

Kết quả. Câu trả lời hiện trong khung trò chuyện và được lưu vào danh sách cuộc trò chuyện.

Lưu ý. Chế độ Làm cho trợ lý lập kế hoạch tạo hoặc sửa dữ liệu (tối đa 50 bước mỗi kế hoạch), người dùng đọc kế hoạch rồi mới cho chạy. Chỉ dùng Làm khi đã hiểu rõ phần dữ liệu sẽ bị thay đổi.

Hình 7. Màn Trợ lý dữ liệu

5.2 Quản trị hệ thốngChép link mục

Quyền của một người tại một cửa hàng gồm các quyền từ nhóm quyền gán trực tiếp, cộng các quyền từ nhóm quyền gắn vào ghế người đó đang giữ. Sau đó hệ thống áp phần Cấp riêng và Thu hồi đặt riêng cho người đó. Vai trò System Owner bỏ qua toàn bộ phép tính này. Giao diện ẩn những nút không có quyền, còn máy chủ chặn mọi thao tác không có quyền, nên gõ thẳng địa chỉ trang cũng không lấy được dữ liệu không được phép.

5.2.1 Bắt đầu nhanhChép link mục

1. Dựng sơ đồ tổ chức và gắn nhóm quyền vào các ghế đầu nhánh (mục 5.2.9, 5.2.10). Làm một lần.
2. Mỗi khi có nhân viên mới: tạo người dùng (mục 5.2.2), gán cửa hàng (mục 5.2.3), gán nhóm quyền hoặc xếp vào ghế (mục 5.2.4).
3. Mỗi khi có người nghỉ việc: khoá tài khoản và đăng xuất các phiên (mục 5.2.5, 5.2.12).
4. Khi có câu hỏi "ai đã sửa cái này": tra nhật ký (mục 5.2.13).

5.2.2 Tạo tài khoản người dùngChép link mục

Mục đích. Cấp tài khoản đăng nhập trang quản trị cho một nhân viên.

Điều kiện trước.

• Có quyền thêm người dùng.
• Có họ tên, email công việc của nhân viên. Email chưa được dùng cho tài khoản khác.

Các bước. Xem Hình 8.

1. Vào Hệ thống › Phân quyền & bảo mật › Người dùng rồi bấm Thêm người dùng.
2. Ở khung Tài khoản & vai trò, nhập Tên đăng nhập. Tên đăng nhập không được chỉ gồm chữ số.
3. Nhập Email.
4. Nhập Mật khẩu ban đầu: tối thiểu 8 ký tự, gồm chữ thường, chữ hoa, số và ký tự đặc biệt.
5. Chọn Vai trò. Nhân viên nghiệp vụ chọn Standard User. Chỉ chọn Administrator cho người quản trị.
6. Để công tắc ở Hoạt động.
7. Ở khung Thông tin cá nhân, nhập Họ, Tên, Tên hiển thị, Số điện thoại, Giới tính, Giới thiệu nếu có.
8. Bấm Lưu. Bấm Huỷ để bỏ không tạo.
9. Mở lại người vừa tạo để gán cửa hàng (mục 5.2.3) và nhóm quyền (mục 5.2.4). Hai tab này chỉ có khi sửa, không có khi tạo.

Kết quả. Người dùng mới hiện trong danh sách. Người đó đăng nhập được sau khi đã được gán ít nhất một cửa hàng.

Để tạo nhanh người có cùng thiết lập với một người sẵn có, bấm Mở menu ở dòng người đó rồi chọn Nhân bản, sửa tên đăng nhập, email, mật khẩu rồi bấm Lưu.

Hình 8. Màn Thêm người dùng

Bảng 4 liệt kê các thông báo thường gặp khi lưu người dùng.

Bảng 4. Thông báo khi tạo người dùng

5.2.3 Gán cửa hàng làm việcChép link mục

Mục đích. Cho người dùng vào được một cửa hàng và chọn nền tảng họ được đăng nhập ở cửa hàng đó.

Điều kiện trước.

• Có quyền sửa người dùng. Người dùng đã được tạo.
• Quản trị không phải System Owner chỉ gán được vào cửa hàng đang chọn ở góc trên bên trái.

Các bước. Xem Hình 9.

1. Ở danh sách Người dùng, bấm tên người cần gán (hoặc Mở menu, chọn Sửa). Màn Hồ sơ người dùng mở ra.
2. Bấm tab Cửa hàng.
3. Bấm ô Chọn cửa hàng để gán thêm…, chọn cửa hàng rồi bấm Gán. Cửa hàng hiện thêm một dòng trong bảng.
4. Bấm Mở menu ở dòng cửa hàng, chọn Cấu hình để đặt nền tảng được đăng nhập. Bật Toàn quyền mọi nền tảng, hoặc tắt rồi chọn từng nền tảng ở Nền tảng được phép đăng nhập (ví dụ chỉ CMS quản trị và App nhân viên thị trường). Đặt Trạng thái tại cửa hàng. Bấm Lưu cấu hình.

Kết quả. Cột Nền tảng được phép và Trạng thái tại cửa hàng hiện giá trị mới. Người dùng thấy cửa hàng này trong mục Đổi cửa hàng ở lần đăng nhập sau.

Lưu ý. Nếu không có nền tảng CMS quản trị, màn báo "Không đăng nhập được CMS tại: …". Người đó chỉ dùng được ứng dụng di động hoặc máy bán hàng ở cửa hàng đó.

Hình 9. Tab Cửa hàng trong hồ sơ người dùng

5.2.4 Gán nhóm quyền và cấp quyền riêngChép link mục

Mục đích. Cho người dùng đúng những quyền họ cần tại cửa hàng đang chọn.

Điều kiện trước.

• Có quyền sửa người dùng. Người dùng đã được gán cửa hàng (mục 5.2.3).
• Chỉ gán được nhóm quyền có Bậc truy cập trùng với vai trò của người đó. Người dùng Standard User nhận nhóm bậc Người dùng; Administrator nhận nhóm bậc Quản trị.
• Chỉ cấp được những quyền chính mình đang có.

Các bước. Xem Hình 10.

1. Mở Hồ sơ người dùng, bấm tab Phân quyền. Khung Nguồn quyền ghi tên cửa hàng đang xem. Mọi thay đổi ở tab này chỉ áp cho cửa hàng đó.
2. Bấm ô Gán thêm nhóm quyền…, chọn một hoặc nhiều nhóm rồi bấm Gán. Nhóm vừa gán hiện thành thẻ, kèm số quyền của nhóm.
3. Để gỡ một nhóm, bấm dấu x trên thẻ nhóm đó và xác nhận Gỡ nhóm quyền này?.
4. Xem khung Quyền: con số lớn là số quyền đang có trên tổng số quyền của hệ thống. Thanh màu chia theo nguồn: Theo nhóm, Theo ghế, Cấp riêng, Thu hồi.
5. Để cấp thêm hoặc thu hồi một quyền cho riêng người này, tìm quyền bằng ô Tìm quyền, nhóm chức năng…, bấm vào nút quyền (ví dụ Xoá ở dòng Báo giá) để bật hoặc tắt.
6. Bấm Giải thích để xem vì sao người này có (hoặc không có) một quyền: từ nhóm nào, từ ghế nào, hay được cấp riêng.
7. Bật Chỉ hiện quyền đang có để rút gọn danh sách.

Kết quả. Người dùng có quyền mới từ lần thao tác tiếp theo, không cần đăng nhập lại.

Lưu ý. Ưu tiên gán nhóm quyền hoặc gắn quyền vào ghế. Chỉ cấp riêng cho trường hợp ngoại lệ, vì quyền cấp riêng khó rà soát về sau. Với người dùng System Owner, tab này chỉ hiện thông báo Người dùng cấp Chủ sở hữu, vì vai trò này đã có mọi quyền.

Hình 10. Tab Phân quyền trong hồ sơ người dùng

5.2.5 Đặt lại mật khẩu, đổi email và khoá tài khoảnChép link mục

Mục đích. Hỗ trợ người quên mật khẩu, đổi email đăng nhập, hoặc chặn người đã nghỉ việc.

Điều kiện trước.

• Có quyền sửa người dùng.

Các bước. Xem Hình 11.

1. Mở Hồ sơ người dùng, bấm tab Bảo mật.
2. Để đặt lại mật khẩu, nhập Mật khẩu mới và Xác nhận mật khẩu rồi bấm Đặt lại mật khẩu. Báo mật khẩu mới cho người dùng qua kênh riêng và nhắc họ đổi lại ngay (mục 5.1.4).
3. Để đổi email, nhập Email mới rồi bấm Đổi email. Người dùng phải tự bấm liên kết xác nhận trong email gửi tới. Quản trị hệ thống không xác nhận thay được.
4. Để khoá tài khoản, bấm tab Thông tin, gạt công tắc Hoạt động sang tắt rồi bấm Lưu. Tài khoản bị khoá không đăng nhập được ở mọi cửa hàng.
5. Sau khi khoá, đăng xuất các phiên còn mở của người đó (mục 5.2.12).

Kết quả. Cột Trạng thái ở danh sách người dùng đổi theo. Thẻ đầu màn Hồ sơ người dùng hiện trạng thái mới.

Hình 11. Tab Bảo mật trong hồ sơ người dùng

5.2.6 Xoá, xuất dữ liệu và ẩn danh hoá người dùngChép link mục

Mục đích. Xử lý tài khoản không còn dùng và đáp ứng yêu cầu về dữ liệu cá nhân.

Điều kiện trước.

• Có quyền xoá người dùng; xuất dữ liệu và ẩn danh hoá là hai quyền riêng.
• Với ẩn danh hoá: có văn bản yêu cầu theo quy định về dữ liệu cá nhân của Bên mua, được trưởng bộ phận quản lý người đó và Phó phòng CNTT cùng duyệt.

Các bước. Xem Hình 12.

1. Ở danh sách Người dùng, gõ tên, tài khoản, email hoặc số điện thoại vào ô tìm kiếm.
2. Bấm Mở menu ở dòng người cần xử lý.
3. Chọn Xuất dữ liệu cá nhân để tải tệp chứa toàn bộ dữ liệu cá nhân của người đó.
4. Chọn Xoá để xoá tài khoản. Dòng đã xoá có nhãn Đã xóa và mục Khôi phục trong Mở menu.
5. Chọn Ẩn danh hoá khi cần xoá hẳn thông tin cá nhân. Nhập Lý do khóa tài khoản (tối đa 500 ký tự) rồi bấm Ẩn danh hóa. Thông tin cá nhân bị thay tại chỗ, mọi phiên đăng nhập bị đăng xuất. Thao tác này không hoàn tác được.

Kết quả. Với xoá, tài khoản không đăng nhập được và khôi phục được. Với ẩn danh hoá, lịch sử giao dịch vẫn giữ nhưng không còn thông tin nhận diện người đó.

Lưu ý. Nhân viên nghỉ việc thì khoá tài khoản (mục 5.2.5) là đủ. Chỉ ẩn danh hoá khi có yêu cầu xoá dữ liệu cá nhân. Mục Hồ sơ khách hàng trong Mở menu mở hồ sơ khách hàng của người đó tại cửa hàng đang chọn, dùng cho khách mua sỉ có tài khoản. Xem tài liệu hướng dẫn phân hệ khách hàng.

Hình 12. Danh sách người dùng và menu thao tác trên dòng

5.2.7 Tra cứu vai trò và tạo nhóm quyềnChép link mục

Mục đích. Dựng bộ quyền dùng chung cho một nhóm vị trí công việc.

Điều kiện trước.

• Có quyền sửa nhóm quyền.
• Đã liệt kê những màn và thao tác vị trí đó cần.

Vai trò. Màn Hệ thống › Phân quyền & bảo mật › Vai trò liệt kê ba vai trò hệ thống (xem Hình 13). Standard User là cấp bậc Người dùng. Administrator là Quản trị, làm việc theo nhóm quyền được gán. System Owner là Chủ sở hữu, toàn quyền, bỏ qua mọi kiểm tra quyền. Ba vai trò này có nhãn Hệ thống, không sửa, không xoá. Quyền chi tiết đặt ở nhóm quyền, không đặt ở vai trò.

Hình 13. Màn Vai trò

Các bước tạo nhóm quyền. Xem Hình 14.

1. Vào Hệ thống › Phân quyền & bảo mật › Nhóm quyền. Danh sách có các cột Tên nhóm quyền, Bậc truy cập, Mô tả, Trạng thái, Cập nhật.
2. Bấm Thêm nhóm quyền. Để dựa trên nhóm sẵn có, bấm Mở menu ở nhóm đó và chọn Nhân bản. Nhóm có nhãn Mẫu hệ thống chỉ đọc, muốn sửa thì nhân bản.
3. Ở tab Thông tin chung, nhập Tên nhóm quyền, chọn Bậc truy cập (Quản trị hoặc Người dùng), để Hoạt động bật, nhập Mô tả ghi rõ nhóm dành cho ai.
4. Bấm tab Phân quyền. Mỗi dòng là một nhóm chức năng (ví dụ Đơn hàng, Hoá đơn), mỗi nút là một quyền. Bấm nút để bật hoặc tắt, hoặc đánh dấu ô đầu dòng để bật cả dòng.
5. Theo dõi chú thích trên đầu bảng: Đã cấp, Thêm · chưa lưu, Bỏ · chưa lưu.
6. Giới hạn dữ liệu nếu cần (mục 5.2.8).
7. Bấm Lưu.

Kết quả. Nhóm quyền mới hiện trong danh sách, chọn được ở tab Phân quyền của người dùng và ở màn Quyền theo sơ đồ tổ chức.

Lưu ý. Sửa một nhóm quyền là sửa cho mọi người đang dùng nhóm đó. Muốn nới quyền cho một người thì cấp riêng (mục 5.2.4). Nút Tạo mã quyền ở tab Phân quyền tạo mã quyền mới cho hệ thống; chỉ dùng khi Bên bán yêu cầu.

Hình 14. Tab Phân quyền của nhóm quyền

5.2.8 Giới hạn phạm vi dữ liệu của nhóm quyềnChép link mục

Mục đích. Cho người dùng chỉ thấy phần dữ liệu thuộc phạm vi của mình, ví dụ nhân viên chỉ thấy đơn hàng do mình tạo.

Điều kiện trước.

• Có quyền sửa nhóm quyền. Nhóm quyền đã có quyền xem loại dữ liệu cần giới hạn.

Các bước. Xem Hình 15.

1. Mở nhóm quyền, bấm tab Phạm vi dữ liệu. Dòng "Chưa giới hạn — người dùng xem được tất cả dữ liệu theo quyền" nghĩa là nhóm chưa có giới hạn nào.
2. Bấm + Thêm loại dữ liệu, chọn loại dữ liệu cần giới hạn (ví dụ Đơn hàng), rồi chọn điều kiện giới hạn.
3. Hoặc bấm Soạn bằng AI, gõ một câu mô tả như "nhân viên chỉ xem đơn hàng mình tạo". Hệ thống soạn bản nháp điều kiện. Kiểm tra lại bản nháp.
4. Bấm Xem thử với thành viên…, chọn một người để xem họ thấy bao nhiêu dòng trước và sau khi áp giới hạn.
5. Bấm Lưu.

Kết quả. Ô Loại dữ liệu bị giới hạn hiện số loại đã giới hạn. Người dùng nhóm này chỉ thấy những dòng thoả điều kiện.

Lưu ý. Một người có nhiều nhóm quyền cùng giới hạn một loại dữ liệu thì thấy phần gộp của các giới hạn đó. Nhóm không đặt giới hạn cho loại dữ liệu ấy thì không mở rộng thêm. Khu JSON với nút Xem, Sửa dành cho Bên bán; không sửa tay ở đây.

Hình 15. Tab Phạm vi dữ liệu của nhóm quyền

5.2.9 Dựng sơ đồ tổ chứcChép link mục

Mục đích. Khai các ghế (vị trí) của công ty để quyền, phạm vi dữ liệu, người nhận thông báo và nhóm chat bộ phận đi theo ghế.

Điều kiện trước.

• Có quyền sửa sơ đồ tổ chức.
• Có sơ đồ tổ chức đã duyệt của Bên mua.

Các bước. Xem Hình 16.

1. Vào Hệ thống › Phân quyền & bảo mật › Sơ đồ tổ chức. Bấm Sơ đồ để xem dạng cây, Danh sách để xem dạng bảng.
2. Lọc bằng ô tìm kiếm, Tại ngày, Khối, Kênh, Địa bàn. Bật Ẩn ghế ngừng hoạt động để gọn danh sách.
3. Bấm Thêm ghế (xem Hình 17). Nhập Tên ghế và Mã ghế.
4. Chọn Ghế cấp trên (để trống nếu là ghế cao nhất). Đây là tuyến báo cáo chính: cấp trên trên phiếu của nhân viên và người duyệt đều đi theo đường này.
5. Nhập Cấp: cấp quản lý của ghế, quyết định ghế thấy dữ liệu của ai. Cấp này không phải vai trò phân quyền.
6. Chọn Khối (Khối trung tâm hoặc Khối vùng), Kênh (bỏ trống là mọi kênh) và Địa bàn. Ghế khối vùng bắt buộc có địa bàn. Mỗi vùng dựng một ghế riêng (ví dụ Quản lý vùng Hà Nội, Quản lý vùng Hồ Chí Minh), không dựng một ghế rồi gán nhiều người.
7. Để Hoạt động bật. Ghế ngừng hoạt động vẫn hiện mờ trên sơ đồ và giữ lịch sử phân công.
8. Bấm Lưu.
9. Bấm Thêm đường phụ để vẽ đường nét đứt giữa hai ghế (hướng dẫn nghiệp vụ hoặc quản lý thứ hai).

Kết quả. Ghế mới hiện trên sơ đồ, cột Người giữ ghi số người đang giữ ghế hoặc Ghế trống.

Lưu ý. Người giữ ghế được xếp theo quyết định nhân sự, ngay trên màn này. Bấm vào ghế, chọn Phân công người giữ (hoặc tab Người giữ, bấm Phân công). Chọn Nhân viên, Từ ngày, Đến hết ngày (bỏ trống nếu chưa biết ngày kết thúc), rồi bấm Phân công. Khi một người được chuyển ghế, quyền gắn với ghế cũ mất và quyền gắn với ghế mới có ngay.

Hình 16. Màn Sơ đồ tổ chức, dạng danh sách

Hình 17. Hộp Thêm ghế

5.2.10 Gắn nhóm quyền vào ghếChép link mục

Mục đích. Cấp quyền một lần cho một vị trí (hoặc cả nhánh) thay vì gán tay từng người.

Điều kiện trước.

• Có quyền sửa nhóm quyền. Người gắn phải đang có mọi quyền trong nhóm định gắn.
• Ghế đã có trên sơ đồ tổ chức (mục 5.2.9). Nhóm quyền đã tạo (mục 5.2.7).
• Gắn nhóm bậc Quản trị cho cả nhánh (Ghế này và cấp dưới) chỉ tài khoản System Owner làm được.

Các bước. Xem Hình 18.

1. Vào Hệ thống › Phân quyền & bảo mật › Quyền theo sơ đồ tổ chức. Bảng liệt kê các lần gắn đang có: Ghế, Mã vị trí, Cấp, Nhóm quyền, Bậc, Áp dụng cho, Ghi chú.
2. Bấm Gắn nhóm quyền vào ghế.
3. Chọn Ghế và Nhóm quyền.
4. Chọn Áp dụng cho: Ghế này và cấp dưới (mọi người giữ ghế con cháu cũng nhận quyền) hoặc Chỉ ghế này.
5. Nhập Ghi chú lý do gắn, ví dụ "Quản lý vùng duyệt đơn của vùng mình".
6. Đọc phần xem trước ở cuối hộp: ai sẽ nhận quyền, ai bị bỏ qua vì lệch bậc. Nút Gắn chỉ bấm được khi xem trước xong.
7. Bấm Gắn.

Kết quả. Dòng mới hiện trong bảng. Người đang giữ ghế có quyền ngay ở lần thao tác tiếp theo; người vào ghế sau tự nhận, người rời ghế tự mất.

Lưu ý. Gắn vào ghế chỉ cộng thêm quyền. Quyền bị tắt trong nhóm không làm mất quyền người đó có từ nguồn khác. Muốn hẹp hơn cho một nhánh, gắn nhóm hẹp hơn ở ghế con; muốn chặn một người, dùng Thu hồi ở mục 5.2.4. Người lệch bậc (ví dụ nhóm bậc Người dùng nhưng người giữ ghế là Administrator) bị bỏ qua mà không báo lỗi.

Hình 18. Hộp Gắn nhóm quyền vào ghế

5.2.11 Gán hàng loạt theo ghếChép link mục

Mục đích. Gán (hoặc gỡ) trực tiếp một nhóm quyền cho tất cả những người đang giữ một ghế, một lần.

Điều kiện trước.

• Như mục 5.2.10.

Các bước. Xem Hình 19.

1. Ở màn Quyền theo sơ đồ tổ chức, bấm Gán hàng loạt.
2. Chọn Ghế, Nhóm quyền, Thao tác (Gán nhóm quyền hoặc Gỡ nhóm quyền). Bật Gồm cả ghế cấp dưới nếu cần.
3. Bấm Chạy thử. Đọc hai danh sách: người sẽ được áp dụng và người bị bỏ qua kèm lý do.
4. Bấm Áp dụng.

Kết quả. Nhóm quyền được gán thẳng vào từng người có trong danh sách.

Lưu ý. Gán hàng loạt chỉ gán một lần cho những người đang giữ ghế lúc đó. Người vào ghế sau không có quyền, người rời ghế vẫn giữ quyền. Muốn quyền tự đi theo ghế thì dùng mục 5.2.10.

Hình 19. Hộp Gán hàng loạt theo ghế

5.2.12 Giới hạn thiết bị và đăng xuất phiênChép link mục

Mục đích. Giới hạn số máy một tài khoản được đăng nhập cùng lúc và đăng xuất các phiên không mong muốn.

Điều kiện trước.

• Có quyền sửa chính sách phiên. Chính sách áp cho cửa hàng đang chọn.

Các bước. Xem Hình 20.

1. Vào Hệ thống › Phân quyền & bảo mật › Giới hạn thiết bị đăng nhập.
2. Bật Bật giới hạn thiết bị. Tắt thì mỗi tài khoản đăng nhập trên bao nhiêu máy cũng được.
3. Nhập Tối đa mỗi tài khoản (số thiết bị, tính trên mọi nền tảng). Nhập 1 là không cho đăng nhập cùng lúc trên hai máy. Để trống là không giới hạn.
4. Nhập Tự đăng xuất sau (số ngày). Máy không dùng quá số ngày này thì phiên tự hết; mỗi lần dùng lại, phiên được gia hạn thêm đủ số ngày. Ô này áp dụng cả khi tắt giới hạn.
5. Chọn cách xử lý Khi đã đủ thiết bị: Hỏi người đăng nhập (người đăng nhập tự chọn máy cần đăng xuất), Tự đăng xuất máy cũ nhất, hoặc Chặn đăng nhập. Chặn đăng nhập từ chối máy mới tới khi có máy đăng xuất hoặc Quản trị hệ thống gỡ phiên.
6. Nếu cần, nhập giới hạn riêng ở khung Giới hạn riêng theo nền tảng cho từng nền tảng, ví dụ App nhân viên thị trường là 1.
7. Bấm Lưu.
8. Kéo xuống khung Phiên đang đăng nhập (xem Hình 21). Lọc theo nhân viên, bấm Mở menu ở phiên cần chấm dứt và chọn Đăng xuất.

Kết quả. Hệ thống báo "Đã lưu chính sách phiên đăng nhập". Phiên bị gỡ phải đăng nhập lại.

Hình 20. Màn Giới hạn thiết bị đăng nhập

Hình 21. Khung Phiên đang đăng nhập

5.2.13 Tra nhật ký hệ thốngChép link mục

Mục đích. Trả lời câu hỏi ai đã làm gì, lúc nào, từ máy nào.

Điều kiện trước.

• Có quyền xem nhật ký hệ thống. Nhật ký chỉ đọc, không ai sửa hay xoá được.

Các bước. Xem Hình 22.

1. Vào Hệ thống › Phân quyền & bảo mật › Nhật ký hoạt động. Màn có tiêu đề Nhật ký hệ thống.
2. Bấm Bộ lọc, chọn điều kiện: Thời gian, Người thực hiện, Mã hành động, Loại đối tượng, Trạng thái.
3. Đọc bảng: Thời gian, Người thực hiện, Hành động, Đối tượng, Loại đối tượng, Cửa hàng, Trạng thái, Địa chỉ IP. Dòng ghi "qua API key" dưới tên người là thao tác do phần mềm khác gọi bằng khoá API của người đó.
4. Bấm Mở menu ở dòng cần xem, chọn Xem chi tiết (xem Hình 23). Khung chi tiết có: Thao tác (thời gian, trạng thái, người thực hiện, Khoá API đã dùng, hành động, đối tượng, thời lượng), Nguồn truy cập (cửa hàng, địa chỉ IP, trình duyệt) và Dữ liệu kèm theo.
5. Bấm Xuất CSV để tải danh sách đang lọc về máy.

Kết quả. Có bằng chứng thao tác để đối chiếu.

Hình 22. Màn Nhật ký hệ thống

Hình 23. Khung Chi tiết nhật ký

5.2.14 Đặt chính sách dữ liệu nhạy cảm trong chatChép link mục

Mục đích. Ngăn nhân viên gửi số thẻ thanh toán, số căn cước, mật khẩu hoặc khoá bí mật qua kênh chat nội bộ.

Điều kiện trước.

• Có quyền quản lý tuân thủ chat.

Các bước. Xem Hình 24.

1. Vào Hệ thống › Phân quyền & bảo mật › Tuân thủ chat. Tab Dữ liệu nhạy cảm mở sẵn.
2. Chọn một trong ba mức. Không soát: tin gửi đi không bị kiểm tra. Cảnh báo: phát hiện dữ liệu nhạy cảm thì hỏi lại người gửi, người gửi đồng ý mới gửi, có ghi nhật ký. Chặn: không cho gửi, người gửi phải xoá phần đó.
3. Bấm Lưu chính sách.

Kết quả. Nhãn Đang áp dụng chuyển sang mức vừa chọn. Khi chưa đặt, hệ thống dùng mặc định Cảnh báo.

Lưu ý. Số tài khoản ngân hàng đứng sau chữ "STK" không bị chặn. Hai tab Giữ pháp lý (giữ lại hội thoại phục vụ điều tra, tranh chấp) và Xuất hội thoại chỉ dùng theo yêu cầu bằng văn bản của Ban điều hành. Quản trị hệ thống thực hiện và lưu văn bản yêu cầu cùng kết quả xuất hoặc giữ.

Hình 24. Màn Tuân thủ chat, tab Dữ liệu nhạy cảm

5.2.15 Xem thời gian phản hồi chatChép link mục

Mục đích. Biết nhân viên trả lời tin nhắn được hỏi nhanh hay chậm.

Điều kiện trước.

• Có quyền xem báo cáo chat.

Các bước. Xem Hình 25.

1. Vào Hệ thống › Phân quyền & bảo mật › Thời gian phản hồi chat.
2. Chọn Kỳ (tối đa 92 ngày).
3. Đọc bốn thẻ: Lượt được hỏi, Đã trả lời (tỉ lệ), Chưa trả lời, Trả lời đầu · trung vị kèm p90.
4. Đọc bảng Phản hồi theo từng người, sắp theo số lượt được hỏi: Được hỏi, 1-1 (tin nhắn riêng), Nhắc tên (@) (được nhắc trong nhóm), Đã trả lời, Chưa trả lời, Trung vị, p90.

Kết quả. Biết người nào đang để nhiều tin chưa trả lời.

Hình 25. Màn Thời gian phản hồi chat

5.2.16 Tra xác minh tuổi và chấp thuận cookieChép link mục

Mục đích. Tra hồ sơ tuân thủ do trang bán hàng tự ghi khi khách mua hàng giới hạn tuổi hoặc chọn cookie.

Điều kiện trước.

• Có quyền xem xác minh tuổi, xem chấp thuận cookie. Hai màn không có nút thêm mới; dữ liệu do khách tạo khi dùng trang bán hàng.

Các bước.

1. Vào Hệ thống › Phân quyền & bảo mật › Xác minh tuổi. Bảng có các cột Khách hàng, Tên đăng nhập, Phương thức, Trạng thái, Xác minh lúc, Ngày gửi. Bấm Bộ lọc để lọc theo trạng thái.
2. Vào Chấp thuận cookie. Bảng có các cột Phiên (mã phiên truy cập của khách), Cần thiết, Chức năng, Phân tích, Tiếp thị (bốn nhóm cookie, bật hay tắt) và Đồng ý lúc.

Kết quả. Có hồ sơ chứng minh khi khách khiếu nại hoặc khi có đợt rà soát.

Lưu ý. Ngày 29/10/2026 hai màn chưa có dữ liệu vì trang bán hàng của Bên mua chưa bán hàng giới hạn tuổi và chưa bật bảng hỏi cookie. Hai màn chỉ dùng khi Bên mua bán hàng giới hạn tuổi hoặc bật bảng hỏi cookie trên trang bán hàng.

5.3 Quản trị cửa hàngChép link mục

5.3.1 Bắt đầu nhanhChép link mục

Khi khởi tạo một cửa hàng, làm theo thứ tự:

1. Sửa thông tin cửa hàng (mục 5.3.2).
2. Chọn ngôn ngữ và tiền tệ hỗ trợ (mục 5.3.3). Phải làm trước khi nhập nội dung nhiều thứ tiếng.
3. Kiểm tra danh mục địa lý (mục 5.3.11).
4. Kiểm tra mẫu thông báo (mục 5.3.6) và menu ứng dụng (mục 5.3.9).

5.3.2 Sửa thông tin cửa hàngChép link mục

Mục đích. Khai tên, liên hệ, địa chỉ, giờ mở cửa, nhận diện của cửa hàng.

Điều kiện trước.

• Có quyền sửa cửa hàng.

Các bước. Xem Hình 26.

1. Bấm tên cửa hàng ở góc trên bên trái, chọn Thiết lập cửa hàng. Hoặc vào Hệ thống › Thiết lập › Cửa hàng, bấm Thiết lập trên thẻ cửa hàng.
2. Đọc thẻ đầu màn: mã, trạng thái, nhãn Mặc định, Múi giờ, Tiền tệ chính, Ngôn ngữ chính, Ngày khai trương, và dòng Sẵn sàng bán hàng hoặc Có mục nên kiểm tra.
3. Bấm từng mục ở cột trái để sửa: Thông tin chung, Liên hệ, Địa chỉ, Giờ mở cửa & tiện ích, Khu vực & tiền tệ (mục 5.3.3), Trang bán hàng, Tên miền, Đăng nhập của khách, Nhận diện (logo, màu).
4. Ở mục Tổng quan, bấm Kiểm tra lại để hệ thống kiểm tra độ sẵn sàng bán hàng và liệt kê mục còn thiếu.
5. Bấm Lưu thay đổi. Bấm Huỷ để bỏ.

Kết quả. Thông tin mới hiện ở danh sách cửa hàng và trên trang bán hàng.

Lưu ý. Nút Khởi tạo mặc định ở mục Tổng quan tạo dữ liệu nền mặc định cho cửa hàng; chỉ bấm khi mới tạo cửa hàng và đã hỏi Bên bán. Ở danh sách cửa hàng, bấm hình ngôi sao để đặt cửa hàng mặc định (cửa hàng mở sẵn khi đăng nhập), gạt công tắc trên thẻ để chuyển Hoạt động hoặc ngừng. Cửa hàng ngừng hoạt động không chọn được ở mục Đổi cửa hàng.

Hình 26. Màn sửa cửa hàng, mục Tổng quan

5.3.3 Chọn ngôn ngữ và tiền tệ cho cửa hàngChép link mục

Mục đích. Quyết định cửa hàng nhập nội dung bằng những ngôn ngữ nào và bán bằng những loại tiền nào.

Điều kiện trước.

• Có quyền sửa cửa hàng. Cửa hàng cần sửa đang là cửa hàng đang chọn ở góc trên bên trái.
• Ngôn ngữ, tiền tệ đã có trong danh mục chung (mục 5.3.12).

Các bước. Xem Hình 27.

1. Mở màn sửa cửa hàng (mục 5.3.2), bấm Khu vực & tiền tệ.
2. Ở khung Mặc định của cửa hàng, chọn Múi giờ, Tiền tệ chính, Ngôn ngữ chính. Bấm Lưu thay đổi.
3. Ở khung Ngôn ngữ & tiền tệ hỗ trợ, đánh dấu ngôn ngữ ở Ngôn ngữ hỗ trợ và tiền tệ ở Tiền tệ hỗ trợ. Mỗi lần đánh dấu hoặc bỏ được lưu ngay (nhãn Tự lưu ngay). Ngôn ngữ và tiền tệ chính có nhãn Chính, không bỏ được.

Kết quả. Nhãn Đã bật hiện số lựa chọn đang bật. Mọi màn nhập nội dung nhiều thứ tiếng có phần nhập cho từng ngôn ngữ vừa bật; ô ngôn ngữ trên thanh trên cùng (mục 3.4) liệt kê đúng các ngôn ngữ này. Các màn nhập giá chỉ cho chọn các tiền tệ đã bật.

Danh mục chung xem ở Hệ thống › Khu vực & ngôn ngữ › Ngôn ngữ, tab Ngôn ngữ của cửa hàng cũng cho thấy các ngôn ngữ cửa hàng đang dùng.

Hình 27. Mục Khu vực & tiền tệ của cửa hàng

5.3.4 Xem gói dịch vụ và hoá đơnChép link mục

Vào Hệ thống › Thiết lập › Gói & hoá đơn. Phần đầu màn ghi Gói, Giá, Trạng thái, Hiệu lực đến, Ân hạn đến, Cách thu của cửa hàng. Bảng bên dưới liệt kê hoá đơn dịch vụ theo Kỳ, Chu kỳ, Số tiền, Trạng thái, Cách thu, Ngày thanh toán. Màn chỉ để xem. Ngày 29/10/2026 cửa hàng đang ở gói nội bộ không giới hạn và chưa có hoá đơn. Sau bàn giao, màn ghi gói theo hợp đồng giữa Bên mua và Bên bán.

5.3.5 Sửa cấu hình hệ thốngChép link mục

Mục đích. Đổi các thiết lập dạng mã mà ứng dụng và trang bán hàng đọc, ví dụ phương thức đăng nhập, chính sách giảm giá tại quầy, số điện thoại đường dây nóng.

Điều kiện trước.

• Có quyền sửa cấu hình hệ thống.
• Biết mã thiết lập và ý nghĩa từng mục con, theo tài liệu hướng dẫn của chức năng dùng thiết lập đó.

Các bước. Xem Hình 28.

1. Vào Hệ thống › Thiết lập › Cấu hình hệ thống. Bảng có các cột Mã, Tên, Mô tả, Ngôn ngữ, Trạng thái, Ngày tạo.
2. Bấm Mở menu ở dòng cần sửa, chọn Sửa. Hoặc bấm Thêm mới để tạo thiết lập mới.
3. Sửa mục con cần đổi theo hướng dẫn của chức năng đó.
4. Bấm Lưu.

Kết quả. Ứng dụng dùng giá trị mới từ lần đọc thiết lập tiếp theo.

Lưu ý. Không đổi Mã của thiết lập đang dùng: ứng dụng tìm thiết lập theo mã, sai một ký tự là ứng dụng quay về giá trị mặc định. Màn Hệ thống › Thiết lập › Lĩnh vực hoạt động (trên màn ghi Ngành nghề) khai danh mục lĩnh vực của cửa hàng theo cùng cách. Bấm Thêm mới, nhập Mã, tên cho từng ngôn ngữ, Trạng thái, Thứ tự, rồi bấm Lưu.

Hình 28. Màn Cấu hình hệ thống

5.3.6 Sửa mẫu thông báo và tra nhật ký gửiChép link mục

Mục đích. Sửa nội dung email, tin trong ứng dụng, tin Zalo hệ thống gửi tự động, và kiểm tra tin đã gửi tới ai.

Điều kiện trước.

• Có quyền sửa mẫu thông báo; quyền xem nhật ký thông báo để tra tin đã gửi.

Các bước. Xem Hình 29.

1. Vào Hệ thống › Thiết lập › Mẫu thông báo. Bảng có các cột Mã (ví dụ auth.password_reset là email đặt lại mật khẩu), Kênh (Email, In-App, ZNS, Push), Mô tả (gồm danh sách biến dùng được), Phạm vi, Trạng thái.
2. Bấm Bộ lọc để lọc theo kênh hoặc trạng thái, hoặc tìm theo mã.
3. Bấm Mở menu ở mẫu cần sửa, chọn Sửa.
4. Sửa tiêu đề và nội dung cho từng ngôn ngữ. Giữ nguyên các biến dạng {{tên biến}}, chỉ dùng các biến có trong cột Mô tả.
5. Đặt Trạng thái: mẫu ngừng thì hệ thống không gửi tin theo mẫu đó.
6. Bấm Lưu.
7. Để kiểm tra tin đã gửi, vào Nhật ký thông báo (xem Hình 30). Lọc theo Kênh, Mã mẫu, Trạng thái. Cột Thử lại là số lần gửi lại, cột Lỗi ghi lý do gửi không được.

Kết quả. Tin gửi sau thời điểm lưu dùng nội dung mới.

Lưu ý. Mẫu có Phạm vi Toàn hệ thống dùng chung cho mọi cửa hàng. Sửa mẫu này là sửa bản dùng chung, không tạo bản riêng cho cửa hàng, và cần quyền quản trị hệ thống. Cửa hàng cần nội dung riêng thì tạo mẫu mới cùng Mã và Kênh, để tắt Phạm vi toàn hệ thống; khi gửi, hệ thống ưu tiên mẫu của cửa hàng.

Hình 29. Màn Mẫu thông báo

Hình 30. Màn Nhật ký gửi thông báo

5.3.7 Quản lý chuỗi cửa hàngChép link mục

Mục đích. Nối các cửa hàng thành chuỗi để chia sẻ danh mục, giá, khuyến mãi và xem báo cáo gộp.

Điều kiện trước.

• Có quyền quản lý chuỗi cửa hàng.

Các bước.

1. Vào Hệ thống › Thiết lập › Quan hệ chuỗi. Ba tab: Cửa hàng con của tôi, Lời mời, Chuỗi tôi tham gia.
2. Bấm Nối cửa hàng vào chuỗi để mời một cửa hàng làm cửa hàng con. Bảng Cửa hàng con của tôi ghi Mã cửa hàng, Loại, Danh mục kế thừa, Giá & khuyến mãi, Trạng thái.
3. Ở cửa hàng được mời, mở tab Lời mời để chấp nhận.
4. Vào Duyệt đăng bán để duyệt các mục chi nhánh xin đăng bán. Tab Chờ tôi duyệt ghi Loại, Ghi chú của chi nhánh, Mã mục, Chi nhánh gửi, Trạng thái, Gửi lúc. Tab Yêu cầu của tôi ghi các yêu cầu mình đã gửi và Lý do từ chối nếu bị từ chối.
5. Vào Báo cáo chuỗi để xem số liệu gộp (mục 8, xem Hình 31).

Kết quả. Cửa hàng con hiện trong bảng và trong báo cáo chuỗi.

Lưu ý. Ngày 29/10/2026 cửa hàng chưa có cửa hàng con. Phần này chỉ dùng khi Bên mua nối các công ty thành viên thành chuỗi cửa hàng.

Hình 31. Màn Báo cáo chuỗi

5.3.8 Tạo mã QR và điểm chạm QRChép link mục

Màn Hệ thống › Thiết lập › Mã QR (tiêu đề Mã QR động) tạo mã QR dẫn tới một trang hoặc sản phẩm; đổi đích đến mà không phải in lại mã. Bấm Tạo mã QR, khai nội dung rồi lưu. Bảng ghi Mã, Dẫn tới, Đích, Lượt mở, Mở gần nhất.

Màn Điểm chạm QR gắn mã QR vào một điểm cụ thể (bàn, quầy, kệ trưng bày) để khách quét thấy đúng nội dung và bảng giá. Màn cũng ghi công cho người phụ trách điểm. Bấm Tạo điểm chạm. Bảng ghi Điểm chạm, Mã, Loại, Khách quét thấy, Bảng giá, Chủ điểm · ghi công, Trạng thái.

Ngày 29/10/2026 hai màn chưa có dữ liệu. Hai màn chỉ dùng khi Bên mua in mã QR dẫn tới trang, sản phẩm hoặc điểm bán.

5.3.9 Sắp xếp menu ứng dụngChép link mục

Mục đích. Thêm, bớt, sắp xếp mục trong menu của trang quản trị, ứng dụng và trang bán hàng.

Điều kiện trước.

• Có quyền sửa menu ứng dụng.

Các bước. Xem Hình 32.

1. Vào Hệ thống › Thiết lập › Menu ứng dụng. Mỗi dòng là một bộ menu: Mã menu, Tên menu, Ngôn ngữ, Phạm vi, Kích hoạt.
2. Bấm Mở menu ở bộ menu cần sửa, chọn Sửa.
3. Thêm mục bằng Thêm menu, nhập tiêu đề, đường dẫn, biểu tượng, quyền cần có để thấy mục. Kéo thả để đổi thứ tự hoặc đưa mục vào làm mục con.
4. Bấm Lưu.

Kết quả. Menu của mọi người dùng cửa hàng đổi theo, mỗi người chỉ thấy mục mình có quyền.

Lưu ý. Bộ menu trang quản trị đang dùng cho mọi người. Sửa nhầm làm mất đường vào màn hình của cả công ty; ghi lại cấu trúc cũ trước khi sửa.

Hình 32. Màn Menu ứng dụng

5.3.10 Khai định nghĩa chỉ sốChép link mục

Mục đích. Khai chỉ số đo hiệu quả để hệ thống tự tính theo công thức thống nhất, dùng cho chỉ tiêu và báo cáo.

Điều kiện trước.

• Có quyền sửa chỉ số.

Các bước. Xem Hình 33.

1. Vào Hệ thống › Thiết lập › Định nghĩa chỉ số. Bảng ghi Mã chỉ số, Tên chỉ số, Công thức, Đơn vị, Tiền tệ, Phạm vi, Trạng thái.
2. Bấm Thêm chỉ số. Nhập Mã chỉ số, Tên chỉ số, chọn công thức có sẵn rồi điền các tham số công thức yêu cầu, chọn Đơn vị (chọn tiền thì chọn thêm Tiền tệ).
3. Bấm Lưu. Mở lại chỉ số, bấm Chạy thử, chọn khoảng ngày để kiểm tra con số trước khi đưa vào dùng. Chạy thử không ghi gì vào hệ thống.

Kết quả. Chỉ số hiện trong danh sách và chọn được khi đặt chỉ tiêu.

Lưu ý. Chỉ số có Phạm vi Toàn hệ thống (ví dụ Revenue, Order count, Average order value) dùng chung, chỉ xem được, không sửa từ một cửa hàng.

Hình 33. Màn Định nghĩa chỉ số

5.3.11 Quản lý danh mục địa lýChép link mục

Mục đích. Giữ danh mục quốc gia, tỉnh thành, phường xã đúng với địa giới hiện hành để mọi ô địa chỉ chọn đúng.

Điều kiện trước.

• Có quyền sửa danh mục địa lý. Danh mục dùng chung cho mọi cửa hàng: tắt một quốc gia là tắt ở mọi nơi.

Các bước.

1. Vào Hệ thống › Khu vực & ngôn ngữ › Quốc gia. Bảng ghi Cờ, Mã, Tên, Tên bản địa, Mã điện thoại, Khu vực, Trạng thái, Thứ tự. Chỉ để Hoạt động những quốc gia thật sự dùng; đặt Thứ tự nhỏ nhất cho Việt Nam để luôn đứng đầu danh sách chọn.
2. Vào Đơn vị hành chính (xem Hình 34). Bấm Cây để xem theo cấp tỉnh, phường xã; Danh sách để xem dạng bảng. Lọc theo Quốc gia và trạng thái. Bảng ghi Đơn vị, Cấp, Mã bưu chính, Trạng thái.
3. Vào Đồng bộ đơn vị hành chính (tiêu đề Đồng bộ địa lý, xem Hình 35) để xem các lần cập nhật danh mục từ nguồn bên ngoài. Bảng ghi Quốc gia, Nguồn dữ liệu, Trạng thái, Loại (Tự động hoặc Thủ công), Thay đổi, Cảnh báo, Thời lượng, Bắt đầu.

Kết quả. Ô chọn tỉnh, phường xã ở mọi màn lấy đúng danh mục đang hoạt động.

Lưu ý. Hệ thống đang tự đồng bộ hằng tuần (các lần gần nhất lúc 11:00 thứ Hai). Cột Thay đổi ghi số đơn vị thêm mới (+), cập nhật (~) và không đổi (=). Đọc cột Cảnh báo trước khi coi một lần đồng bộ là sạch. Chỉ bấm Đồng bộ thủ công khi có văn bản thay đổi địa giới và ngoài giờ cao điểm. Không xoá đơn vị cũ đã sáp nhập: địa chỉ và đơn hàng cũ vẫn trỏ tới đơn vị đó.

Hình 34. Màn Đơn vị hành chính, dạng cây

Hình 35. Màn Đồng bộ địa lý

5.3.12 Quản lý danh mục ngôn ngữ, tiền tệ và bản dịch giao diệnChép link mục

Mục đích. Giữ danh mục ngôn ngữ và tiền tệ chung để các cửa hàng chọn dùng, và sửa chữ hiển thị trên giao diện khi cần.

Điều kiện trước.

• Có quyền sửa ngôn ngữ, tiền tệ, bản dịch. Ba danh mục dùng chung cho mọi cửa hàng.

Các bước. Xem Hình 36.

1. Vào Hệ thống › Khu vực & ngôn ngữ › Ngôn ngữ, tab Danh mục ngôn ngữ. Bảng ghi Ảnh, Mã, Tên ngôn ngữ, Trạng thái, Mặc định. Bấm Thêm mới để thêm ngôn ngữ: nhập mã quốc tế hai chữ cái (ví dụ en), tên, ảnh cờ, rồi Lưu.
2. Vào Tiền tệ. Bảng ghi Mã, Tên, Ký hiệu, Số thập phân, Trạng thái, Mặc định, Thứ tự. Bấm Thêm mới để thêm: mã ba chữ cái (ví dụ USD), tên, ký hiệu, số chữ số thập phân (VND là 0), rồi Lưu.
3. Vào Bản dịch giao diện (tiêu đề Ngôn ngữ hệ thống). Mỗi dòng là một bộ chữ cho một nền tảng: Mã, Nền tảng (admin là trang quản trị, client là trang bán hàng), Ngôn ngữ, Số khoá. Bấm Mở menu, chọn Sửa để sửa cặp khoá và chữ hiển thị cho từng ngôn ngữ, rồi Lưu.

Kết quả. Ngôn ngữ, tiền tệ mới chọn được ở mục 5.3.3. Chữ sửa ở bản dịch hiện trên giao diện của mọi người dùng.

Lưu ý. Sửa bản dịch là đổi chữ cho cả hệ thống. Chỉ sửa chữ thật sự gây hiểu nhầm, vì tài liệu hướng dẫn viết theo chữ đang có trên màn hình.

Hình 36. Màn Ngôn ngữ, tab Danh mục ngôn ngữ

5.4 Quản trị tích hợpChép link mục

5.4.1 Bắt đầu nhanhChép link mục

1. Xem tình trạng các kết nối ở Tất cả ứng dụng (mục 5.4.2).
2. Đưa trợ lý AI vào dùng: kiểm tra kết nối và hạn mức (mục 5.4.3, 5.4.4), nạp tài liệu (mục 5.4.5), theo dõi câu chatbot chưa trả lời được và chi phí (mục 5.4.6, 5.4.7).
3. Khi cần nối phần mềm khác: cấp khoá API (mục 5.4.9) hoặc khai webhook (mục 5.4.10).

5.4.2 Xem và kết nối ứng dụngChép link mục

Mục đích. Xem ở một chỗ mọi dịch vụ bên ngoài cửa hàng đang nối: AI, chat, thanh toán, hoá đơn điện tử, vận chuyển, đăng nhập của khách.

Điều kiện trước.

• Có quyền xem ít nhất một loại tích hợp. Muốn kết nối cần quyền sửa loại đó và thông tin tài khoản do nhà cung cấp cấp.

Các bước. Xem Hình 37.

1. Vào Hệ thống › Ứng dụng & tích hợp › Tất cả ứng dụng. Dòng đầu ghi tổng số ứng dụng và số đã kết nối, ví dụ "21 ứng dụng · 7 đã kết nối".
2. Đọc thẻ theo nhóm: Trí tuệ nhân tạo, Chat & bot, Thanh toán, Hoá đơn điện tử, Vận chuyển, Đăng nhập. Mỗi thẻ ghi trạng thái: Đã kết nối, Chưa cấu hình, Đang tắt hoặc Nền tảng chưa mở. Nền tảng chưa mở nghĩa là đơn vị vận hành nền tảng chưa mở dịch vụ này, bật ở cửa hàng cũng chưa dùng được.
3. Bấm Bộ lọc để lọc theo nhóm hoặc trạng thái.
4. Bấm Kết nối trên thẻ chưa cấu hình, hoặc Cấu hình trên thẻ đã kết nối, để mở màn thiết lập của dịch vụ đó.

Kết quả. Thẻ chuyển sang Đã kết nối khi thiết lập xong.

Lưu ý. Cách khai từng cổng thanh toán, hãng vận chuyển, hoá đơn điện tử nằm trong tài liệu hướng dẫn phân hệ bán hàng, tài chính tương ứng. Nhóm Đăng nhập áp cho trang bán hàng của cửa hàng đang chọn, không áp cho trang quản trị.

Hình 37. Màn Tất cả ứng dụng

5.4.3 Kết nối nhà cung cấp AIChép link mục

Mục đích. Cho cửa hàng dùng khoá AI riêng thay cho khoá nền tảng.

Điều kiện trước.

• Có quyền cấu hình trợ lý AI.
• Có khoá truy cập do nhà cung cấp AI cấp (Google Gemini, OpenAI hoặc Google Vertex AI).

Các bước. Xem Hình 38.

1. Vào Hệ thống › Ứng dụng & tích hợp › Trợ lý AI › Cấu hình AI. Mục Kết nối mở sẵn. Dòng "Chưa có kết nối — đang dùng khoá nền tảng." nghĩa là cửa hàng đang dùng khoá chung.
2. Ở khung Thêm kết nối AI, chọn Nhà cung cấp, nhập Tên gợi nhớ, chọn Model.
3. Dán khoá vào ô API key.
4. Bấm Thử kết nối để kiểm tra khoá.
5. Bật Kích hoạt ngay nếu muốn dùng kết nối này ngay. Kết nối đang chạy cũ tự chuyển về "Chờ".
6. Bấm Lưu trong khung kết nối.

Kết quả. Kết nối mới hiện trong danh sách. Sau khi lưu, khoá chỉ hiện vài ký tự cuối.

Hình 38. Màn Cấu hình AI, mục Kết nối

5.4.4 Đặt hạn mức, văn phong và tính năng AIChép link mục

Mục đích. Bật, tắt AI, chặn chi tiêu ngoài ý muốn và để AI viết đúng giọng của doanh nghiệp.

Điều kiện trước.

• Có quyền cấu hình trợ lý AI. Khung Trần của nền tảng (Owner) chỉ tài khoản System Owner sửa được.

Các bước. Xem Hình 39.

1. Ở Cấu hình AI, bấm Quyền dùng & hạn mức. Khung Đang dùng ghi số lượt gọi và token hôm nay, tháng này so với trần.
2. Khung Trần của nền tảng (Owner): Mở AI cho cửa hàng, Cho dùng khoá nền tảng (tắt thì cửa hàng phải tự cắm khoá riêng), Bật streaming, trần Lượt gọi / ngày, Token / ngày, Lượt gọi / tháng, Token / tháng.
3. Khung Hạn mức cửa hàng tự đặt: bật Bật AI cho cửa hàng và nhập hạn mức theo ngày, tháng. Để trống là không đặt trần (không phải bằng 0). Hạn mức cửa hàng không vượt trần nền tảng.
4. Bấm Giọng văn & thuật ngữ. Chọn Độ sáng tạo (0 đến 2, thấp là bám sát, cao là bay bổng) và Mức suy luận (Tắt, Thấp, Trung bình, Cao; mức cao viết kỹ hơn nhưng tốn khoảng gấp ba token). Nhập Từ điển thương hiệu (cách gọi riêng của doanh nghiệp) và Hướng dẫn văn phong.
5. Bấm Giới hạn xử lý: Số ô tối đa mỗi lượt dịch, Số lượt chatbot nhớ, Số đoạn tài liệu nhặt. Dòng Hiệu lực dưới mỗi ô là giá trị đang áp dụng.
6. Bấm Chatbot bán hàng: Bật chatbot trên website, Lời chào, Phong cách tư vấn.
7. Bấm Tìm kiếm thông minh: Bật tìm kiếm ngữ nghĩa, Ngưỡng khớp (0 đến 1, cao là chỉ nhận kết quả rất khớp).
8. Bấm Lưu ở đầu màn. Một nút Lưu lưu cho cả sáu mục.

Kết quả. Nút AI trong các màn nhập liệu và chatbot trên trang bán hàng chạy theo cấu hình mới. Hết hạn mức trong ngày thì nút AI ngừng tới hôm sau.

Lưu ý. Đặt hạn mức theo ngày là cách chặn chi tiêu tốt nhất. Bấm Xem thống kê ở góc trên bên phải để sang màn chi phí (mục 5.4.7).

Hình 39. Mục Quyền dùng & hạn mức của Cấu hình AI

5.4.5 Nạp tài liệu vào kho tri thứcChép link mục

Mục đích. Cho AI và chatbot trả lời theo đúng chính sách, thông tin sản phẩm của doanh nghiệp.

Điều kiện trước.

• Có quyền quản lý kho tri thức.
• Tài liệu dạng chữ (không phải ảnh chụp), mỗi tài liệu một chủ đề.

Các bước. Xem Hình 40.

1. Vào Hệ thống › Ứng dụng & tích hợp › Trợ lý AI › Knowledge. Màn Kho tài liệu AI mở ra. Bốn thẻ đầu màn ghi số Tài liệu, Tổng số đoạn, Lỗi index, Chưa có đoạn.
2. Bấm Thêm tài liệu, tải tệp hoặc dán nội dung, đặt tên, rồi lưu.
3. Chờ tài liệu chuyển sang Sẵn sàng kèm số đoạn.
4. Bấm Tìm thử, gõ một câu khách hay hỏi để kiểm tra AI tìm đúng đoạn.
5. Bấm một tài liệu để xem nội dung: Trình bày hoặc Văn bản gốc. Bấm Index lại khi tài liệu báo lỗi, Xoá khi tài liệu đã cũ.

Kết quả. AI dùng nội dung tài liệu khi trả lời.

Lưu ý. Tài liệu Sẵn sàng nhưng không có đoạn nào thì AI không tìm thấy gì; thường do nội dung rỗng hoặc chỉ có ảnh, nạp lại bằng nội dung chữ. Không nạp tài liệu nội bộ, tài liệu kỹ thuật hay thông tin không muốn khách đọc được, vì chatbot có thể trích lại.

Hình 40. Màn Kho tài liệu AI

5.4.6 Xử lý câu hỏi chatbot chưa trả lời đượcChép link mục

Mục đích. Bổ sung thông tin cho những câu khách hỏi mà chatbot chưa có dữ liệu để trả lời.

Điều kiện trước.

• Có quyền xem trợ lý AI. Chatbot bán hàng đang bật (mục 5.4.4).

Các bước. Xem Hình 41.

1. Vào Hệ thống › Ứng dụng & tích hợp › Trợ lý AI › Chatbot rules. Màn Chatbot đang bí ở đâu mở ra.
2. Chọn kỳ 7 ngày, 30 ngày hoặc 90 ngày. Đọc các thẻ Lượt chat, Không có dữ liệu cửa hàng, Câu hỏi cần bổ sung, Token đã tiêu.
3. Đọc bảng Khách hỏi, Số lần hỏi, Lần gần nhất, bắt đầu từ câu có số lần hỏi lớn nhất. Câu trùng đã được gộp, không phân biệt hoa thường.
4. Ở cột Xử lý, bấm Thêm vào FAQ để mở màn câu hỏi thường gặp có sẵn câu khách hỏi, rồi viết câu trả lời. Hoặc bấm Nạp tài liệu để nạp tài liệu có câu trả lời (mục 5.4.5).
5. Quay lại sau vài ngày để xem câu đó còn xuất hiện không.

Kết quả. Lần sau khách hỏi câu tương tự, chatbot tự trả lời được.

Hình 41. Màn Chatbot đang bí ở đâu

5.4.7 Theo dõi chi phí và nhật ký AIChép link mục

Mục đích. Biết AI đang tiêu bao nhiêu, cho việc gì, ai dùng nhiều, để đặt hạn mức đúng và đối chiếu hoá đơn AI.

Điều kiện trước.

• Có quyền xem trợ lý AI.

Các bước. Xem Hình 42.

1. Vào Hệ thống › Ứng dụng & tích hợp › Trợ lý AI › Thống kê lượt dùng. Màn Chi phí & nhật ký AI mở ở tab Phân tích chi phí.
2. Chọn kỳ (ví dụ Tháng này). Đọc các thẻ Tổng lượt gọi (thành công, lỗi), Tổng token, Tỉ lệ prompt / output, Độ trễ trung bình.
3. Xem biểu đồ Tiêu thụ theo ngày và bảng Theo kết nối (Kết nối, Model, Nhà cung cấp, Lượt gọi, Lỗi, Token, Tỉ trọng, Độ trễ TB). Xem thêm biểu đồ Theo năng lực (theo loại việc như dịch, tóm tắt, sinh nội dung) và Theo model và provider.
4. Bấm tab Nhật ký gọi AI để xem từng lượt: Thời điểm, Tác vụ, Model, Nguồn khoá, Token, Token vào, Token ra, Độ trễ, Trạng thái, Mã lỗi, Người gọi. Lọc Trạng thái lỗi khi có người báo bấm AI không ra kết quả.

Kết quả. Biết tác vụ, người dùng nào đang tiêu nhiều token nhất.

Hình 42. Màn Chi phí & nhật ký AI

5.4.8 Quản lý bot chatChép link mục

Mục đích. Bật, tắt và cấu hình các bot trả lời tự động trong kênh chat.

Điều kiện trước.

• Có quyền sửa bot chat.

Các bước. Xem Hình 43.

1. Vào Hệ thống › Ứng dụng & tích hợp › Bot chat. Lọc Tất cả, Đang chạy, Đã tắt.
2. Đọc thẻ bot: tên, tên gọi dạng @tên_bot, mô tả, trạng thái, phần đầu khoá của bot, hạn mức tin mỗi phút, và các nhãn khả năng như Chỉ đọc lệnh, Vào nhóm, Nhắn riêng.
3. Bấm Cấu hình để sửa bot, Mở menu để tắt hoặc xoá. Bấm Tạo bot để tạo bot mới.

Kết quả. Bot chạy theo cấu hình mới. Cấu hình Zalo Bot nằm ở thẻ Zalo Bot của màn Tất cả ứng dụng.

Hình 43. Màn Bot chat

5.4.9 Tạo, xoay và thu hồi khoá APIChép link mục

Mục đích. Cấp cho một phần mềm khác (kế toán, kho dữ liệu, công cụ nội bộ) quyền gọi vào DMSP.

Điều kiện trước.

• Có quyền thêm, sửa khoá API.
• Biết phần mềm cần gọi những chức năng nào. Khoá không bao giờ rộng hơn quyền của người tạo.

Các bước. Xem Hình 44 và Hình 45.

1. Vào Hệ thống › Ứng dụng & tích hợp › Khoá API. Bảng ghi Tên, Tiền tố khoá, Chế độ, Phạm vi (số quyền), Hạn mức, Trạng thái, Người tạo, Dùng lần cuối.
2. Bấm Tạo khoá API.
3. Nhập Tên khoá, ví dụ "Đồng bộ phần mềm kế toán".
4. Chọn Chế độ: Live — dùng cho tích hợp thật hoặc Test — vẫn chạm dữ liệu thật, chỉ khác tiền tố. Chế độ chốt lúc tạo, không đổi được.
5. Chọn Phạm vi: chỉ những quyền tích hợp cần.
6. Nhập Hạn mức (lượt mỗi phút). Phần mềm gọi vượt hạn mức bị từ chối tạm thời.
7. Chọn Hết hạn nếu cần (bỏ trống là không hết hạn), nhập Mô tả ghi khoá cắm vào đâu.
8. Bấm Tạo khoá. Chép khoá hiện trong hộp Bí mật chỉ hiện đúng lần này và chuyển cho bên tích hợp qua kênh an toàn. Đóng hộp là không xem lại được.
9. Khi khoá có thể đã lộ, bấm Mở menu ở dòng khoá, chọn Xoay khoá. Bí mật cũ ngừng ngay, mọi tích hợp đang dùng nó lỗi cho tới khi thay bằng bí mật mới. Chuẩn bị chỗ cập nhật trước khi xoay.
10. Khi thôi dùng, chọn Thu hồi. Trạng thái chuyển Đã thu hồi.

Kết quả. Phần mềm bên ngoài gọi được DMSP trong đúng phạm vi đã cấp. Mọi thao tác qua khoá được ghi vào nhật ký hệ thống với dòng "qua API key" (mục 5.2.13).

Lưu ý. Mỗi người cũng có thể tự tạo khoá cá nhân ở Tài khoản của tôi › API key của tôi; khoá cá nhân bắt buộc có hạn. Nên rà danh sách khoá mỗi tháng, thu hồi khoá không còn dùng hoặc của người đã nghỉ.

Hình 44. Màn Khoá API

Hình 45. Hộp Tạo khoá API

5.4.10 Cấu hình webhookChép link mục

Mục đích. Để DMSP tự gửi tin sang phần mềm khác ngay khi có sự kiện, ví dụ có đơn mới, thanh toán thành công.

Điều kiện trước.

• Có quyền thêm, sửa webhook.
• Bên nhận đã có địa chỉ nhận tin dạng https://….

Các bước. Xem Hình 46.

1. Vào Hệ thống › Ứng dụng & tích hợp › Webhooks. Mỗi thẻ là một webhook: tên, địa chỉ nhận, trạng thái, số sự kiện.
2. Bấm Thêm mới. Màn Thêm mới webhook mở ra.
3. Nhập Tên webhook và Endpoint URL.
4. Chọn Sự kiện lắng nghe. Màn gợi ý các sự kiện như order.created (đơn hàng được tạo), order.updated, order.cancelled, payment.succeeded (thanh toán thành công), payment.failed, user.registered. Webhook chỉ được gọi cho những sự kiện đã chọn.
5. Bật Hoạt động rồi bấm Lưu.
6. Chép bí mật hiện trong khung Lưu khoá này ngay — sẽ không hiển thị lại! và chuyển cho bên nhận để họ kiểm tra tin đúng là do DMSP gửi.
7. Bấm Cấu hình trên thẻ webhook để sửa hoặc xem Nhật ký gửi. Để xoay bí mật, dùng Xoay khoá bí mật: Xoay ngay — khoá cũ chết hoặc Xoay có ân hạn (khoá cũ còn hiệu lực tới một mốc để bên nhận kịp đổi).

Kết quả. Thẻ webhook hiện trạng thái hoạt động. Webhook gửi lỗi liên tiếp nhiều lần thì chuyển sang trạng thái Bị tạm dừng.

Lưu ý. Nút Gửi thử trên thẻ gửi một sự kiện thử tới bên nhận. Chỉ bấm khi bên nhận đã sẵn sàng và đồng ý nhận tin thử.

Hình 46. Màn Thêm mới webhook