5. Hướng dẫn theo vai trò

5.1 Quản lý hàng hoáChép link mục

5.1.1 Bắt đầu nhanhChép link mục

Thứ tự khai một mặt hàng mới:

1. Khai ngành hàng, thương hiệu (mục 5.1.2) và thuộc tính nếu hàng có nhiều quy cách (mục 5.1.3).
2. Tạo sản phẩm kèm biến thể đầu tiên (mục 5.1.4).
3. Thêm các biến thể còn lại, ảnh, đơn vị tính (mục 5.1.5).
4. Báo Người phụ trách giá đặt giá (mục 5.2.3) và Thủ kho hoặc Mua hàng đưa hàng vào kho (mục 5.3.4, 5.4.3).
5. Đổi Trạng thái sản phẩm sang Đang bán.

Sản phẩm mua được khi có đủ ba điều: trạng thái Đang bán, ít nhất một biến thể đang bán có giá, và biến thể còn tồn khả dụng (trừ khi đã cho đặt trước, mục 5.1.9).

5.1.2 Khai ngành hàng, thương hiệu và nhãn sản phẩmChép link mục

Mục đích. Tạo sẵn các nhóm phân loại để chọn khi tạo sản phẩm, lọc hàng và đặt điều kiện khuyến mãi.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền tạo, sửa ngành hàng, thương hiệu, nhãn sản phẩm.

Các bước.

1. Bấm Sản phẩm > Danh mục sản phẩm > Danh mục sản phẩm. Màn danh sách ngành hàng mở ra.
2. Bấm Thêm mới ở góc trên bên phải. Màn thêm ngành hàng mở ra (xem Hình 1).
3. Nhập Mã, ví dụ kem. Mã không đổi được sau khi lưu.
4. Chọn Danh mục cha nếu ngành hàng này nằm trong một ngành hàng khác. Để trống là ngành hàng gốc.
5. Nhập Thứ tự (số nhỏ đứng trước), để Hoạt động bật. Bấm Tải lên hoặc Thư viện ở Ảnh danh mục nếu cần ảnh.
6. Ở phần Đa ngôn ngữ, bấm tab Tiếng Việt rồi nhập Tên danh mục; làm tương tự ở tab English nếu cửa hàng bán bằng tiếng Anh. Slug, Meta title, Meta description, Mô tả để trống được.
7. Bấm Lưu.
8. Làm tương tự ở màn Thương hiệu: nhập Mã, Website, Logo, rồi Tên thương hiệu theo từng ngôn ngữ.
9. Làm tương tự ở màn Nhãn sản phẩm. Nhập Mã nhãn (chỉ chữ, số, dấu gạch dưới, gạch ngang), Màu (để trống thì trang bán hàng tự chọn màu), Thứ tự, Trạng thái, rồi Tên nhãn theo từng ngôn ngữ.

Kết quả. Ngành hàng, thương hiệu, nhãn mới hiện trong danh sách và trong ô chọn ở màn sản phẩm.

Hình 1. Màn thêm ngành hàng

Lưu ý. Muốn ẩn một ngành hàng, thương hiệu hoặc nhãn mà không xoá, mở màn sửa rồi tắt công tắc Hoạt động (ở màn Nhãn sản phẩm là ô Trạng thái, bước 9). Nhãn đang tắt vẫn nằm trên các sản phẩm đã gắn nhưng không hiện ở trang bán hàng.

5.1.3 Khai thuộc tính và giá trị thuộc tínhChép link mục

Mục đích. Khai các đặc điểm (trọng lượng, màu, kích thước) để sinh biến thể theo tổ hợp và làm bộ lọc trên trang bán hàng.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền tạo, sửa thuộc tính.

Các bước.

1. Bấm Sản phẩm > Danh mục sản phẩm > Thuộc tính, rồi bấm Thêm mới (xem Hình 2).
2. Nhập Mã (ví dụ trong_luong) và Tên (ví dụ Trọng lượng).
3. Chọn Kiểu nhập: Chọn 1, Chọn nhiều, Màu, Văn bản, Số hoặc Bật tắt. Kiểu nhập không đổi được sau khi lưu.
4. Chọn Kiểu lọc (Checkbox, Dropdown, Swatch…), nhập Đơn vị nếu kiểu nhập là số, đặt Thứ tự. Để Hoạt động bật.
5. Bật Hiện ở bộ lọc nếu muốn khách lọc theo thuộc tính này. Bật Bắt buộc nếu mọi biến thể phải có giá trị thuộc tính này.
6. Ở phần Tên thuộc tính, chọn từng ngôn ngữ và nhập Tên, rồi bấm Lưu.
7. Mở lại thuộc tính vừa tạo, bấm Thêm giá trị. Nhập Mã giá trị (ví dụ 500g), Tên theo từng ngôn ngữ; với kiểu màu thì nhập Mã màu dạng #4264D0 hoặc tải Ảnh swatch. Bấm Lưu.
8. Lặp lại bước 7 cho đủ các giá trị.

Kết quả. Thuộc tính và các giá trị hiện trong cửa sổ Sinh tổ hợp ở tab Biến thể của sản phẩm (mục 5.1.5).

Hình 2. Màn thêm thuộc tính

5.1.4 Tạo sản phẩmChép link mục

Mục đích. Tạo một mặt hàng mới kèm biến thể đầu tiên để có thể đặt giá và nhập kho ngay.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền tạo sản phẩm.
• Đã có ngành hàng (bắt buộc chọn) và thương hiệu (nếu dùng).

Các bước.

1. Bấm Sản phẩm > Danh mục sản phẩm > Sản phẩm, rồi bấm Thêm mới. Màn Thêm mới sản phẩm mở ra (xem Hình 3). Ba tab nhập được ngay là Sản phẩm, Nội dung & SEO, Giá & bán hàng. Các tab Hình ảnh, Biến thể, Liên kết & Lịch sử có biểu tượng khoá, chỉ mở sau khi lưu sản phẩm.
2. Ở tab Sản phẩm, phần Tên & mô tả ngắn: chọn từng ngôn ngữ, nhập Tên sản phẩm và Mô tả ngắn. Để trống Slug thì hệ thống tự sinh từ tên.
3. Phần Phân loại & trạng thái: chọn Danh mục (ngành hàng), Thương hiệu, Loại hàng, Chế độ biến thể, Nhãn sản phẩm. Để Trạng thái là Nháp cho đến khi có giá và tồn. Tình trạng để Không áp dụng với hàng mới.
4. Phần Mã hàng & hiển thị: nhập Mã sản phẩm, Đơn vị (ví dụ gói, thùng, kg), Thứ tự; bật Nổi bật nếu muốn đưa sản phẩm lên nhóm nổi bật.
5. Bấm tab Giá & bán hàng. Với Chế độ biến thể là Thủ công, nhập phần Biến thể đầu tiên: SKU bán hàng, Giá bán, Tiền tệ. Với chế độ Tổ hợp, màn báo biến thể được sinh sau khi tạo; bỏ qua phần này.
6. Cùng tab, phần Cách bán & đặt hàng: chọn Hiển thị giá (Hiện giá bán, hoặc Ẩn giá, khách hỏi giá cho hàng bán theo báo giá). Nhập Đặt tối thiểu (bắt buộc), và Đặt tối đa nếu có giới hạn số lượng mỗi đơn. Tuổi tối thiểu chỉ dùng cho hàng hạn chế độ tuổi. Phần Xuất xứ & thuế: chọn Xuất xứ, Nhóm thuế; nhập Mã HS nếu cần. Phần Thông số kỹ thuật chung: bấm Thêm thông số nếu cần ghi thông số dùng chung cho mọi biến thể.
7. Bấm tab Nội dung & SEO để nhập mô tả chi tiết, Meta title, Meta description. Phần này bổ sung sau cũng được. Các nút Điền bằng AI, Soạn bằng AI, Dịch ở phần tên và mô tả nhờ trí tuệ nhân tạo gợi ý nội dung hoặc dịch sang ngôn ngữ khác. Đọc lại nội dung gợi ý trước khi lưu.
8. Bấm Lưu.

Kết quả. Sản phẩm hiện trong danh sách ở trạng thái Nháp, có một biến thể với giá vừa nhập. Mở sản phẩm để thêm biến thể, ảnh và các thông tin khác (mục 5.1.5).

Hình 3. Màn thêm mới sản phẩm

Lưu ý. Loại hàng và Chế độ biến thể không đổi được sau khi lưu. Chọn Hàng số thì phải chọn thêm Kiểu thu tiền; kiểu thuê bao thì phải nhập Thời hạn truy cập.

5.1.5 Thêm biến thể, ảnh, combo và đơn vị tínhChép link mục

Mục đích. Hoàn thiện sản phẩm: đủ quy cách bán, ảnh, quy đổi đơn vị và các sản phẩm liên quan.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền sửa sản phẩm.
• Sản phẩm đã được tạo (mục 5.1.4).

Các bước.

1. Ở danh sách Sản phẩm, bấm tên sản phẩm. Màn sửa sản phẩm mở ra với các tab Sản phẩm, Nội dung & SEO, Hình ảnh, Biến thể, Cấu hình bán, Liên kết & Lịch sử. Sản phẩm loại Combo có thêm tab Combo (xem Hình 4).
2. Bấm tab Biến thể. Mỗi dòng là một biến thể bán được. Giá và trạng thái sửa ngay trên bảng: bấm biểu tượng bút cạnh giá, chọn trạng thái ở ô Trạng thái. Các thông tin khác mở ở ngăn bên phải bằng nút ba chấm của dòng.
   • Chế độ Thủ công: bấm Thêm biến thể. Ở ngăn bên phải, nhập SKU, Giá bán, Giá gạch (giá cũ hiện gạch ngang), Barcode, Trạng thái, Khối lượng, kích thước, rồi bấm Lưu biến thể.
   • Chế độ Tổ hợp: bấm Sinh tổ hợp. Mỗi dòng chọn một Thuộc tính và các Giá trị. Nhập Giá mặc định, Tiền tố SKU, Trạng thái biến thể, bấm Xem trước để xem danh sách sẽ sinh, rồi bấm Áp dụng.
3. Bấm tab Hình ảnh, bấm Gắn ảnh, chọn ảnh từ thư viện. Ở mỗi ảnh chọn Gắn cho (cả sản phẩm hoặc một biến thể), nhập Mô tả ảnh, đánh dấu Ảnh chính.
4. Bấm tab Cấu hình bán để khai đơn vị tính quy đổi (ví dụ 1 thùng bằng 24 gói). Cũng ở tab này, giới hạn ai thấy sản phẩm bằng các ô Ai thấy sản phẩm, Phân khúc được thấy, Hạng tối thiểu.
5. Với sản phẩm combo, bấm tab Combo, chọn Kiểu giá (giá cố định hoặc giảm theo phần trăm tổng giá các món), thêm từng biến thể thành phần và số lượng, bấm Lưu combo.
6. Bấm tab Liên kết & Lịch sử, bấm Thêm liên kết để gắn sản phẩm liên quan, bán kèm hoặc thay thế. Phần lịch sử bên dưới liệt kê các lần sửa trước.
7. Bấm Lưu sau khi sửa các tab biểu mẫu (Sản phẩm, Nội dung & SEO, phần trên của Cấu hình bán). Các tab còn lại lưu bằng nút riêng của từng tab.

Kết quả. Cột Biến thể và Giá ở danh sách sản phẩm cập nhật theo số biến thể và khoảng giá mới.

Hình 4. Màn sửa sản phẩm, tab Biến thể

Lưu ý. Ô Truy vết tồn của biến thể (theo lô hoặc theo serial) chỉ đổi được khi biến thể có tồn bằng 0 ở mọi kho. Hàng thực phẩm cần theo dõi hạn sử dụng thì chọn truy vết theo lô trước khi nhập kho lần đầu.

5.1.6 Nhập sản phẩm từ tệp CSVChép link mục

Mục đích. Đưa nhiều sản phẩm, thương hiệu, ngành hàng hoặc thuộc tính vào hệ thống một lần.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền nhập dữ liệu sản phẩm.
• Tệp CSV điền theo đúng mẫu tải từ hệ thống.

Các bước.

1. Bấm Sản phẩm > Danh mục sản phẩm > Nhập từ CSV (xem Hình 5).
2. Chọn loại dữ liệu ở dải tab trên đầu bảng: Sản phẩm, Thương hiệu, Ngành hàng hoặc Thuộc tính.
3. Bấm mũi tên bên phải nút Nhập từ CSV, chọn Tải mẫu CSV. Điền dữ liệu vào tệp mẫu, giữ nguyên tên cột.
4. Bấm Nhập từ CSV, chọn tệp. Với sản phẩm, chọn thêm các tuỳ chọn sau: Tự tạo ngành hàng còn thiếu, Tự tạo thương hiệu còn thiếu, Tải ảnh từ đường dẫn trong tệp, Trạng thái sản phẩm nhập vào (Nháp hoặc Đăng bán).
5. Bấm Chạy thử. Bước này chỉ kiểm tra tệp, chưa ghi dữ liệu. Lượt nhập hiện trong danh sách với trạng thái Đang kiểm tra, rồi Chờ xác nhận.
6. Xem cột Dòng lỗi. Có lỗi thì bấm Tải dòng lỗi, sửa trên tệp gốc rồi nhập lại từ bước 4.
7. Bấm Xác nhận nhập ở dòng của lượt nhập. Hộp thoại báo số dòng hợp lệ sẽ được ghi; bấm Nhập.

Kết quả. Lượt nhập chuyển sang Đang nhập rồi Hoàn tất. Dòng lỗi bị bỏ qua, không ghi.

Hình 5. Màn nhập dữ liệu từ CSV

Lưu ý. Lượt nhập ở trạng thái Chờ xác nhận có thể bấm Huỷ job để bỏ, không ghi dòng nào.

5.1.7 Khai thành phần sản phẩmChép link mục

Mục đích. Ghi nguyên liệu và định lượng của sản phẩm để in lên nhãn thành phần khách đọc khi quét tem truy xuất, hoặc giữ làm công thức nội bộ.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền sửa thành phần sản phẩm.
• Sản phẩm đã có trên hệ thống.

Các bước.

1. Bấm Sản phẩm > Thông tin bổ sung > Thành phần, rồi bấm Thêm thành phần. Màn Thêm thành phần mở ra (xem Hình 6).
2. Chọn Thuộc sản phẩm.
3. Ở Tên thành phần lấy từ đâu, chọn Chọn mặt hàng có trong catalog rồi chọn Mặt hàng làm nguyên liệu. Nguyên liệu không bán rời thì chọn Gõ tay tên nguyên liệu rồi nhập Tên nguyên liệu.
4. Nhập Định lượng và chọn Đơn vị của định lượng (ví dụ gram, ml); thiếu đơn vị thì con số định lượng không đọc được. Nhập Tỉ lệ (phần trăm) nếu có.
5. Nhập Thứ tự hiển thị và Mã nguyên liệu nội bộ nếu cần.
6. Bật Hiện trên nhãn cho khách nếu muốn khách thấy dòng này; tắt thì chỉ người trong cửa hàng thấy.
7. Bấm Thêm.

Kết quả. Dòng thành phần hiện trong danh sách, cột Khách xem được ghi Công khai hoặc Nội bộ.

Hình 6. Màn thêm thành phần sản phẩm

Lưu ý. Dòng đã tạo không chuyển sang sản phẩm khác được; muốn đổi thì xoá và tạo lại.

5.1.8 Khai chứng nhận sản phẩmChép link mục

Mục đích. Lưu giấy tờ chứng minh chất lượng, nguồn gốc của sản phẩm, biến thể hoặc lô hàng để tra cứu và hiện cho khách khi quét tem.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền sửa chứng nhận sản phẩm.
• Có bản quét giấy tờ. Chứng nhận cho một lô thì lô đó phải đã nhập kho (mục 5.3.4 hoặc 5.4.4).

Các bước.

1. Bấm Sản phẩm > Thông tin bổ sung > Chứng nhận, rồi bấm Thêm chứng nhận (xem Hình 7).
2. Ở Gắn cho mục nào, chọn Phạm vi: Cả dòng sản phẩm, Một biến thể hoặc Một lô hàng; rồi chọn sản phẩm, biến thể hoặc lô.
3. Ở Giấy gì, ai cấp, chọn Loại giấy tờ, nhập Số hiệu và Tổ chức cấp.
4. Ở Hiệu lực & bằng chứng, chọn khoảng Ngày cấp → ngày hết hạn (bỏ trống ngày hết hạn nếu giấy không có hạn). Nhập Đường dẫn tra cứu của tổ chức cấp, rồi bấm Tải lên hoặc Thư viện ở File scan giấy tờ.
5. Hiện cho khách bật sẵn; tắt nếu giấy chỉ dùng nội bộ. Nhập Ghi chú nếu cần.
6. Bấm Thêm ở đầu màn.

Kết quả. Giấy tờ hiện trong danh sách với cột Hiệu lực. Khi có giấy hết hạn, đầu màn hiện khung báo số giấy đã hết hạn; bấm Xem danh sách để lọc ra các giấy đó.

Hình 7. Màn thêm chứng nhận sản phẩm

Lưu ý. Phạm vi và mục đã gắn không đổi được sau khi tạo. Giấy hết hạn vẫn giữ trong bảng để chứng minh hàng sản xuất trước đó có giấy hợp lệ; hàng đang bán mà giấy đã hết hạn thì cần xin cấp lại.

5.1.9 Cài đặt bán khi hết hàngChép link mục

Mục đích. Cho khách đặt mua một biến thể khi kho đã hết, kèm giới hạn số lượng và ngày dự kiến có hàng.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền sửa cài đặt đặt trước.

Các bước.

1. Bấm Sản phẩm > Chính sách bán > Cài đặt đặt trước, rồi bấm Thêm mới (xem Hình 8).
2. Ở Biến thể áp dụng, chọn sản phẩm rồi chọn biến thể.
3. Bật Cho khách đặt khi hết hàng.
4. Nhập Số lượng đặt vượt tối đa: số lượng tối đa được bán vượt tồn kho. Để trống là không giới hạn.
5. Chọn Ngày dự kiến có hàng. Ngày này hiện cho khách trên trang sản phẩm khi hàng đang hết.
6. Bấm Lưu.

Kết quả. Dòng cài đặt hiện trong danh sách, cột Đặt khi hết hàng ghi Cho đặt khi hết hàng.

Hình 8. Màn thêm cài đặt đặt trước

Lưu ý. Mỗi biến thể chỉ có một cài đặt. Biến thể không đổi được sau khi tạo; muốn áp cho biến thể khác thì tạo cài đặt mới.

5.1.10 Chặn bán theo địa lýChép link mục

Mục đích. Chỉ bán một biến thể ở một số khu vực, hoặc chặn bán biến thể đó ở một số khu vực, theo địa chỉ giao hàng.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền sửa chặn bán theo địa lý.

Các bước.

1. Bấm Sản phẩm > Chính sách bán > Chặn bán theo địa lý, rồi bấm Thêm mới (xem Hình 9).
2. Chọn Sản phẩm, rồi chọn Biến thể.
3. Chọn Chế độ: Chỉ bán ở khu vực đã chọn hoặc Chặn khu vực đã chọn.
4. Ở Khu vực áp dụng, chọn Quốc gia ở dòng đầu; ô Đơn vị hành chính để Cả nước hoặc chọn một tỉnh, thành để thu hẹp. Bấm Thêm khu vực để thêm dòng; bấm biểu tượng thùng rác để bỏ dòng. Lặp lại cho đủ các khu vực. Phải có ít nhất một khu vực.
5. Để Trạng thái bật, nhập Ghi chú (lý do chặn), bấm Lưu.

Kết quả. Khi khách nhập địa chỉ giao hàng thuộc khu vực bị chặn, hệ thống từ chối địa chỉ đó ở bước thanh toán; khách phải đổi địa chỉ hoặc bỏ mặt hàng.

Hình 9. Màn thêm chặn bán theo địa lý

Lưu ý. Chặn ở một tỉnh là chặn mọi địa chỉ trong tỉnh đó. Khi sửa danh sách khu vực, hệ thống thay toàn bộ danh sách bằng các dòng còn lại trên màn; giữ đủ các khu vực còn muốn áp dụng.

5.1.11 Ngừng bán, xoá và khôi phục sản phẩmChép link mục

Mục đích. Thôi bán một mặt hàng, hoặc lấy lại mặt hàng đã xoá nhầm.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền sửa, xoá, khôi phục sản phẩm.

Các bước.

1. Để tạm thôi bán, mở sản phẩm, đổi Trạng thái sang Tạm ẩn hoặc Ngừng bán, bấm Lưu. Đây là cách nên dùng, vì sản phẩm vẫn giữ nguyên lịch sử giá, tồn và đơn hàng.
2. Để xoá, ở danh sách bấm nút ba chấm của dòng, chọn Xoá, xác nhận. Sản phẩm bị ẩn khỏi danh sách nhưng dữ liệu vẫn giữ.
3. Để khôi phục, bấm Bộ lọc, chọn lọc theo sản phẩm đã xoá, bấm nút ba chấm của dòng, chọn Khôi phục.

Kết quả. Sản phẩm Tạm ẩn, Ngừng bán hoặc đã xoá không hiện cho khách. Sản phẩm khôi phục trở lại danh sách với trạng thái trước khi xoá.

Lưu ý. Xóa vĩnh viễn (chỉ có ở sản phẩm đã xoá) không lấy lại được. Không dùng thao tác này cho sản phẩm đã có đơn hàng.

5.2 Người phụ trách giáChép link mục

5.2.1 Bắt đầu nhanhChép link mục

1. Tạo bảng giá cho kênh bán hoặc nhóm khách (mục 5.2.2). Chưa có bảng giá thì không có chỗ đặt giá.
2. Đặt giá từng biến thể (mục 5.2.3) hoặc nhập hàng loạt theo ngành hàng (mục 5.2.4).
3. Khi bán sỉ, thêm bậc giá theo số lượng (mục 5.2.5) và gán bảng giá sỉ cho nhóm khách (mục 5.2.6).

Hệ thống chọn giá cho một khách theo thứ tự cố định và dừng ở nguồn đầu tiên tìm thấy (Bảng 5). Sau đó mới áp điều chỉnh theo vùng, bậc giá theo số lượng và thuế. Khuyến mãi tính sau cùng ở giỏ hàng, không nằm trong bảng giá.

Bảng 5. Thứ tự hệ thống chọn giá gốc

5.2.2 Tạo bảng giáChép link mục

Mục đích. Tạo một tập giá bán theo tiền tệ, kênh bán và nhóm khách.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền tạo, sửa bảng giá.

Các bước.

1. Bấm Giá bán > Bảng giá > Bảng giá, rồi bấm Thêm mới (xem Hình 10).
2. Ở Thông tin chung, nhập Mã, Tên, chọn Tiền tệ và Loại (Mặc định, B2B, Phân khúc KH). Chọn Quốc gia nếu bảng giá chỉ dùng cho một nước, và chọn Phạm vi nền tảng (kênh bán áp dụng). Với loại Mặc định, hai ô này bị khoá ở mọi quốc gia và Tất cả kênh. Bảng giá mặc định là bảng giá cuối cùng hệ thống dùng khi không bảng giá nào khác khớp.
3. Nhập Ưu tiên (mặc định 100): số nhỏ hơn được ưu tiên hơn khi nhiều bảng giá cùng khớp. Để Hoạt động bật.
4. Ở Thuế & làm tròn, bật Giá đã gồm thuế nếu giá nhập vào đã gồm thuế. Chọn Làm tròn đơn giá và Mốc làm tròn đơn giá (ví dụ 1000 cho VND), Làm tròn thuế, Làm tròn tổng và Mốc làm tròn tổng.
5. Nếu bảng này lấy giá từ bảng khác, bật Suy giá từ bảng khác ở Giá suy ra tự động, rồi chọn Bảng giá gốc. Nhập Biên cộng thêm dạng phân số: 0.03 là cộng 3%, -0.1 là giảm 10%.
6. Ở Hiệu lực, chọn Thời gian hiệu lực (bắt buộc): ngày bắt đầu và ngày kết thúc của bảng giá.
7. Bấm Lưu.

Kết quả. Bảng giá hiện trong danh sách và trong ô chọn bảng giá ở các màn giá khác.

Hình 10. Màn thêm bảng giá

Lưu ý. Bảng giá loại B2B hoặc Phân khúc KH không áp cho khách vãng lai. Muốn bảng đó tới đúng khách thì gán cho loại khách (mục 5.2.6). Bảng giá do công ty mẹ khoá thì không sửa được ở cửa hàng con.

5.2.3 Đặt giá cho một biến thểChép link mục

Mục đích. Nhập giá bán của một biến thể trong một bảng giá.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền tạo, sửa giá sản phẩm.
• Đã có bảng giá (mục 5.2.2) và biến thể (mục 5.1.4).

Các bước.

1. Bấm Giá bán > Bảng giá > Giá sản phẩm, rồi bấm Thêm mới (xem Hình 11).
2. Ở Định danh, chọn Bảng giá, chọn Sản phẩm, rồi chọn Biến thể.
3. Chọn Đơn vị tính nếu giá dành cho một đơn vị quy đổi (thùng, lốc). Để trống là đơn vị mặc định của biến thể. Ô này không đổi được sau khi tạo.
4. Nhập Giá bán. Nhập thêm Giá so sánh, Giá quảng cáo tối thiểu, Giá vốn nếu có.
5. Ở Hiệu lực, chọn Thời gian hiệu lực nếu giá chỉ áp trong một khoảng thời gian.
6. Bấm Lưu.

Kết quả. Dòng giá hiện trong danh sách Giá sản phẩm với cột Giá bán, Giá so sánh, Giá MAP, Giá vốn.

Hình 11. Màn thêm giá sản phẩm

5.2.4 Nhập giá hàng loạtChép link mục

Mục đích. Đặt giá cho nhiều biến thể một lần, theo công thức hoặc nhập tay từng dòng.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền ghi giá sản phẩm hàng loạt.
• Đã có bảng giá đích.

Các bước.

1. Ở màn Giá sản phẩm, bấm Nhập hàng loạt (xem Hình 12).
2. Ở Bảng giá đích, chọn Bảng giá. Ở Xung đột — biến thể đã có giá, chọn cách xử lý: Ghi đè giá đã có, Chỉ thêm giá còn thiếu, hoặc Dừng lại nếu có giá trùng — không ghi dòng nào.
3. Ở Chế độ nhập, chọn Công thức (suy giá từ nguồn rồi điều chỉnh) hoặc Tường minh (nhập giá cụ thể cho từng biến thể).
4. Với chế độ công thức:
   1. Ở Đối tượng áp dụng, chọn Theo biến thể, Theo sản phẩm hoặc Theo danh mục; với danh mục, đánh dấu Gồm cả danh mục con nếu cần.
   2. Ở Nguồn giá & điều chỉnh, chọn Nguồn giá (Giá gốc của biến thể hoặc Một bảng giá khác), chọn Điều chỉnh (Theo phần trăm, Cộng/trừ số tiền, Giữ nguyên giá nguồn) và nhập số. Làm tròn theo bảng giá đích bật sẵn.
5. Với chế độ tường minh, bấm Thêm dòng, chọn biến thể và nhập giá cho từng dòng.
6. Ở Phạm vi áp dụng, chọn Đơn vị tính và Thời gian hiệu lực nếu cần.
7. Bấm Chạy thử. Bảng kết quả hiện Giá hiện tại, Giá mới và Chênh lệch từng biến thể; chưa ghi gì.
8. Kiểm tra bảng kết quả, rồi bấm Ghi thật. Nút này chỉ mở sau khi chạy thử đúng bộ lọc đang chọn. Hộp thoại hỏi Ghi giá thật vào bảng giá này?; xác nhận.

Kết quả. Giá mới ghi vào bảng giá đích theo cách xử lý xung đột đã chọn.

Hình 12. Màn nhập giá hàng loạt

Lưu ý. Mỗi lượt tối đa 2.000 biến thể. Vượt thì thu hẹp ngành hàng, bỏ đánh dấu Gồm cả danh mục con, hoặc chia làm nhiều lượt.

5.2.5 Đặt bậc giá theo số lượngChép link mục

Mục đích. Bán rẻ hơn khi khách mua nhiều, ví dụ từ 5 đến 9 gói một giá, từ 10 gói trở lên một giá thấp hơn.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền tạo, sửa bậc giá.
• Biến thể đã có giá trong bảng giá đó.

Các bước.

1. Bấm Giá bán > Bảng giá > Bậc giá theo SL, rồi bấm Thêm mới (xem Hình 13).
2. Ở Bảng giá & biến thể, chọn Bảng giá, Sản phẩm và Biến thể. Khung Thang giá hiện có bên phải hiện các bậc đã có của biến thể đó; khoảng số lượng của các bậc không được chồng nhau.
3. Ở Khoảng số lượng & giá, nhập Từ số lượng, Đến số lượng (để trống là trở lên) và Giá net.
4. Bấm Lưu & thêm bậc tiếp để nhập bậc kế tiếp, hoặc bấm Lưu ở bậc cuối.

Kết quả. Các bậc hiện trong danh sách Bậc giá, cột Đến SL ghi "trở lên" cho bậc không giới hạn trên.

Hình 13. Màn thêm bậc giá theo số lượng

Lưu ý. Giá net của bậc thay hẳn giá đã chọn; hệ thống không giảm thêm phần trăm trên giá đó. Khách đã có giá riêng theo hợp đồng sỉ thì bậc giá không áp nữa.

5.2.6 Gán bảng giá cho nhóm kháchChép link mục

Mục đích. Cho một loại khách (ví dụ Nhà phân phối) mua theo một bảng giá riêng, có thể giảm thêm.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền tạo, sửa giá theo nhóm khách.
• Đã có loại khách (màn Khách hàng > Hồ sơ khách hàng > Loại khách hàng) và bảng giá.

Các bước.

1. Bấm Giá bán > Điều chỉnh giá > Giá theo nhóm khách, rồi bấm Thêm mới (xem Hình 14).
2. Ở Loại khách & bảng giá, chọn Loại khách và Bảng giá áp dụng. Tiền tệ thường để trống.
3. Nhập Giảm thêm (0 đến 100%) nếu loại khách này được giảm trên giá của bảng giá. Để trống nếu không giảm.
4. Ở Hiệu lực, chọn Thời gian hiệu lực nếu luật chỉ dùng trong một khoảng thời gian.
5. Bấm Lưu.

Kết quả. Khách thuộc loại này, khi đã đăng nhập, mua theo bảng giá đã gắn.

Hình 14. Màn thêm giá theo nhóm khách

Lưu ý. Loại khách không đổi được sau khi tạo; muốn đổi thì tạo luật mới rồi xoá luật cũ.

5.2.7 Điều chỉnh giá theo vùngChép link mục

Mục đích. Tăng, giảm hoặc đặt giá riêng cho một biến thể theo địa chỉ giao hàng.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền tạo, sửa điều chỉnh giá theo vùng.

Các bước.

1. Bấm Giá bán > Điều chỉnh giá > Điều chỉnh giá theo vùng, rồi bấm Thêm mới (xem Hình 15).
2. Ở Biến thể & vùng, chọn Sản phẩm và Biến thể, chọn Cấp vùng (Quốc gia, Vùng / miền, Tỉnh / thành, Quận / huyện, Phường / xã), rồi chọn Đơn vị hành chính đúng cấp đã chọn.
3. Ở Mức điều chỉnh, chọn Kiểu điều chỉnh và nhập Giá trị:
   • Đặt giá cố định: giá bán thay hẳn giá gốc tại vùng này (chưa thuế).
   • Cộng / trừ số tiền: nhập số tiền, số âm là giảm.
   • Tăng / giảm theo %: nhập số phần trăm, 10 là tăng 10%, -5 là giảm 5%.
4. Tiền tệ thường để trống (theo tiền tệ của giá gốc). Chọn Thời gian hiệu lực nếu cần, bấm Lưu.

Kết quả. Đơn giao tới vùng đó tính giá theo mức điều chỉnh.

Hình 15. Màn thêm điều chỉnh giá theo vùng

Lưu ý. Nhiều vùng cùng khớp thì vùng cụ thể nhất thắng (phường, xã trước tỉnh, thành), không cộng dồn. Biến thể và vùng không đổi được sau khi tạo.

5.2.8 Lập báo giá riêng cho một kháchChép link mục

Mục đích. Ghi giá thương lượng cho một khách và một biến thể; giá này được ưu tiên cao nhất khi khách mua.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền tạo, sửa báo giá.
• Khách đã có hồ sơ trên hệ thống.

Các bước.

1. Bấm Giá bán > Điều chỉnh giá > Báo giá, rồi bấm Thêm mới (xem Hình 16).
2. Ở Khách hàng & biến thể, chọn Khách hàng, Tiền tệ (mặc định đồng Việt Nam), Sản phẩm và Biến thể.
3. Ở Giá & điều kiện, nhập Giá báo (giá chưa gồm thuế) và Từ số lượng: mua từ số lượng này trở lên mới hưởng giá báo.
4. Chọn Thời gian hiệu lực (bắt buộc).
5. Ở Thông tin thêm, nhập Mã báo giá (số tham chiếu trên chứng từ gửi khách), chọn Nhân viên kinh doanh, nhập Ghi chú.
6. Bấm Lưu.

Kết quả. Báo giá hiện trong danh sách với Trạng thái Chưa tới hạn, Đang hiệu lực hoặc Hết hạn theo ngày hiện tại.

Hình 16. Màn thêm báo giá

Lưu ý. Khách, biến thể và tiền tệ không đổi được sau khi tạo. Muốn gia hạn báo giá đã hết hạn thì nhân bản báo giá đó và sửa ngày hiệu lực.

5.3 Thủ khoChép link mục

5.3.1 Bắt đầu nhanhChép link mục

Việc hằng ngày của Thủ kho:

1. Mở Xuất kho, xử lý các phiếu Chờ soạn của đơn bán (mục 5.3.6).
2. Nhận hàng mua về ở màn Đơn mua hàng (mục 5.4.4) hoặc nhập tay ở Nhập kho (mục 5.3.4).
3. Nhận các phiếu chuyển kho đang chuyển tới kho mình (mục 5.3.7, 5.3.8).
4. Xem Tồn kho, lọc Sắp hết hàng và báo Mua hàng (mục 5.3.3).
5. Mỗi tuần xem Lô sắp hết hạn (mục 5.3.12).

Mọi thay đổi tồn đều ghi vào Sổ cái kho và không sửa, xoá được. Nhập sai thì làm một điều chỉnh ngược lại có ghi lý do (mục 5.3.5).

5.3.2 Khai kho, vị trí kho và đơn vị tínhChép link mục

Mục đích. Khai nơi chứa hàng và đơn vị đo trước khi nhập tồn lần đầu.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền tạo, sửa kho, vị trí kho, đơn vị tính.

Các bước.

1. Bấm Kho & mua hàng > Thiết lập kho > Kho, rồi bấm Thêm mới (xem Hình 17).
2. Nhập Mã và Tên kho, chọn Loại kho (Kho vật lý, Kho ảo, Dropship), nhập Ưu tiên (số nhỏ được chọn trước khi bán), Thành phố, Điện thoại, Email, Địa chỉ.
3. Bật Kho mặc định nếu đây là kho hệ thống dùng khi đơn không chỉ định kho. Để Hoạt động bật. Bấm Lưu.
4. Nếu kho lớn cần ghi chỗ để hàng, mở màn Vị trí kho, bấm Thêm mới. Chọn Kho, nhập Mã, Tên, chọn Loại (Khu, Kệ hoặc Ngăn) và Vị trí cha. Tạo theo cây: khu trước, rồi kệ thuộc khu, rồi ngăn thuộc kệ. Bấm Lưu.
5. Nếu cần đơn vị mới, mở màn Đơn vị tính, bấm Thêm mới. Nhập Mã, chọn Nhóm (ví dụ Đếm / Cái, Khối lượng, Thể tích), nhập Ký hiệu. Bật Cho phép số lẻ nếu được nhập số thập phân (ví dụ 2,5 kg). Nhập Tên đơn vị theo từng ngôn ngữ, bấm Lưu.

Kết quả. Kho, vị trí và đơn vị tính mới hiện trong các ô chọn ở màn nhập kho, chuyển kho, kiểm kê và sản phẩm.

Hình 17. Màn thêm kho

Lưu ý. Mã kho, mã vị trí và kho của vị trí không đổi được sau khi lưu. Vị trí chỉ ghi hàng đang nằm ở đâu, không chia số tồn theo từng ngăn; tồn vẫn tính theo kho. Đơn vị tính chỉ phân loại; quy đổi giữa các đơn vị (1 thùng bằng 24 gói) khai ở tab Cấu hình bán của từng sản phẩm (mục 5.1.5).

5.3.3 Xem tồn khoChép link mục

Mục đích. Biết mỗi biến thể còn bao nhiêu, ở kho nào, mặt hàng nào sắp hết.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền xem tồn kho.

Các bước.

1. Bấm Kho & mua hàng > Tồn kho > Tồn kho (xem Hình 18).
2. Đọc các cột: Tồn thực, Đã giữ, Khả dụng, Ngưỡng, Vị trí, Trạng thái (Còn hàng, Sắp hết, Hết hàng). Bảng rộng; kéo thanh cuộn ngang dưới bảng để thấy cột Trạng thái. Bấm tên sản phẩm (chữ xanh) để mở sản phẩm.
3. Bấm Bộ lọc để lọc theo Kho hoặc Cảnh báo tồn là Sắp hết. Gõ tên hoặc mã biến thể vào ô Tìm kiếm.
4. Để xem lịch sử biến động của một dòng, bấm nút ba chấm, chọn Xem lịch sử. Màn Sổ cái kho mở ra, đã lọc theo biến thể đó.
5. Để xem theo từng kho, mở màn Tồn theo kho, bấm vào kho cần xem.

Kết quả. Thủ kho có danh sách mặt hàng sắp hết để báo Mua hàng lập đơn mua (mục 5.4.3).

Hình 18. Màn tồn kho

5.3.4 Nhập kho không theo đơn muaChép link mục

Mục đích. Cộng tồn cho hàng nhập về không có đơn mua trên hệ thống, hoặc nhập tồn đầu kỳ khi bắt đầu dùng hệ thống.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền điều chỉnh tồn kho.
• Đã có kho và biến thể. Hàng mua theo đơn mua thì nhận ở màn Đơn mua hàng (mục 5.4.4), không nhập ở đây.

Các bước.

1. Ở màn Tồn kho, bấm Nhập kho; hoặc ở màn Nhập kho, bấm Nhập hàng. Cửa sổ Nhập kho mở ra (xem Hình 19).
2. Chọn Kho, Sản phẩm, rồi Biến thể. Kho có vị trí thì chọn thêm Vị trí kho.
3. Nhập Số lượng nhập và Giá vốn mỗi đơn vị.
4. Với biến thể truy vết theo lô, nhập Số lô, Hạn sử dụng, Ngày sản xuất. Với biến thể truy vết theo serial, nhập Danh sách serial, số serial bằng số lượng nhập.
5. Nhập Ngưỡng cảnh báo và Ghi chú nếu cần.
6. Bấm Nhập kho ở cuối cửa sổ.

Kết quả. Tồn thực của biến thể tăng. Sổ cái kho có một dòng Nhập kho; màn Phiếu nhập / xuất kho có một phiếu nhập mới.

Hình 19. Cửa sổ nhập kho

5.3.5 Điều chỉnh tồn, đặt ngưỡng và đặt vị tríChép link mục

Mục đích. Sửa số tồn khi hàng hư hỏng, mất hoặc đếm lệch; đặt mức báo sắp hết; ghi chỗ để hàng.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền điều chỉnh tồn kho.
• Có lý do điều chỉnh. Lệch sau kiểm kê thì dùng phiếu kiểm kê (mục 5.3.9) thay cho điều chỉnh tay.

Các bước.

1. Ở màn Tồn kho, tìm dòng cần sửa, bấm nút ba chấm, chọn Điều chỉnh. Cửa sổ Điều chỉnh tồn kho mở ra, đầu cửa sổ ghi sẵn kho, biến thể và Tồn / Khả dụng hiện tại (xem Hình 20).
2. Chọn Chiều điều chỉnh: Tăng tồn hoặc Giảm tồn.
3. Nhập Số lượng (số dương). Biến thể theo lô thì chọn Lô hàng; biến thể theo serial thì chọn Serial, mỗi lần một đơn vị.
4. Khi chọn Tăng tồn, nhập Giá vốn mỗi đơn vị cho phần tăng thêm.
5. Nhập Lý do (bắt buộc, ví dụ "Hàng vỡ") và Ghi chú diễn giải thêm cho người đối soát.
6. Khi chọn Giảm tồn, chỉ bật Cho phép âm kho khi hàng đã mất thật mà tồn trên sổ không đủ để trừ; hệ thống ghi nhận và gắn cờ thiếu hụt.
7. Bấm Lưu điều chỉnh.
8. Để đặt mức báo sắp hết, bấm nút ba chấm của dòng, chọn Đặt ngưỡng, nhập Ngưỡng cảnh báo, lưu. Để trống là xoá ngưỡng.
9. Để ghi chỗ để hàng, bấm nút ba chấm, chọn Đặt vị trí, chọn Vị trí thuộc kho đó, lưu. Để trống là gỡ vị trí.

Kết quả. Sổ cái kho có dòng Điều chỉnh kèm lý do; màn Phiếu nhập / xuất kho có phiếu Điều chỉnh tăng hoặc Điều chỉnh giảm. Dòng có khả dụng nhỏ hơn hoặc bằng ngưỡng hiện Sắp hết.

Hình 20. Cửa sổ điều chỉnh tồn kho

Lưu ý. Không dùng điều chỉnh để bán hàng khi hết tồn.

5.3.6 Soạn và xuất kho cho đơn bánChép link mục

Mục đích. Soạn hàng theo phiếu xuất của đơn bán và ghi nhận hàng rời kho.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền xem, cập nhật phiếu xuất kho.
• Đơn bán đã có đợt giao. Đợt giao tạo ở màn chi tiết đơn hàng (nhóm menu Bán hàng) khi đơn đã xác nhận và đủ điều kiện giao.

Các bước.

1. Bấm Kho & mua hàng > Phiếu kho > Xuất kho (xem Hình 21). Màn có các tab Chờ soạn, Đang soạn / đóng gói, Đã xuất kho, Đã giao và Sổ xuất kho.
2. Ở tab Chờ soạn, bấm nút ba chấm của phiếu, chọn Bắt đầu soạn. Phiếu chuyển sang tab Đang soạn / đóng gói.
3. Soạn và đóng gói hàng theo số dòng và tổng số lượng trên phiếu.
4. Bấm nút ba chấm của phiếu, chọn Xác nhận xuất kho, xác nhận. Nếu phiếu chưa chọn kho (cột Kho ghi Chưa chọn kho), hệ thống mở hộp chọn kho; chọn kho rồi xác nhận lại.

Kết quả. Phiếu chuyển sang Đã xuất kho, tồn kho bị trừ ngay và hệ thống lập phiếu xuất mã PX-. Bước Đã giao được xác nhận ở màn đơn hàng khi khách nhận hàng.

Hình 21. Màn xuất kho

Lưu ý. Xác nhận xuất kho không lùi lại được. Kho đã chọn không đủ hàng thì hệ thống từ chối; đổi kho xuất rồi xác nhận lại.

5.3.7 Chuyển hàng giữa hai khoChép link mục

Mục đích. Điều hàng từ kho này sang kho khác của cùng cửa hàng và ghi đủ hai đầu xuất, nhận.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền tạo, xuất, nhận phiếu chuyển kho.
• Kho nguồn đủ tồn khả dụng cho mọi dòng.

Các bước.

1. Bấm Kho & mua hàng > Phiếu kho > Chuyển kho, rồi bấm Lập phiếu chuyển kho (xem Hình 22).
2. Ở Thông tin phiếu, chọn Kho nguồn và Kho đích (hai kho phải khác nhau). Chọn Vị trí nguồn, Vị trí đích nếu muốn ghi chỗ; để trống là chuyển cả kho.
3. Để trống Mã phiếu để hệ thống tự sinh mã CK-. Ngày chuyển để sẵn ngày hôm nay; sửa nếu cần. Nhập Ghi chú. Nhân viên phụ trách luôn là người lập phiếu.
4. Ở Dòng hàng, mỗi dòng chọn Sản phẩm, Biến thể, xem cột Khả dụng ở kho nguồn, nhập Số lượng chuyển. Bấm Thêm dòng để thêm biến thể khác.
5. Bấm Tạo phiếu. Phiếu được tạo ở trạng thái Nháp, chưa tác động tồn kho.
6. Mở phiếu, bấm Xuất hàng, xác nhận. Hệ thống trừ tồn kho nguồn cho mọi dòng; phiếu chuyển sang Đang chuyển.
7. Khi hàng tới kho đích, Thủ kho kho đích mở phiếu, bấm Nhận hàng, xác nhận (xem Hình 23).

Kết quả. Phiếu ở trạng thái Hoàn tất, tồn kho đích tăng. Khung Phiếu kho ở màn chi tiết liệt kê hai chứng từ hệ thống tự lập: phiếu xuất mục đích Xuất chuyển kho và phiếu nhập mục đích Nhập chuyển kho. Khung Thông tin ghi giờ xuất, giờ nhận.

Hình 22. Màn lập phiếu chuyển kho

Hình 23. Màn chi tiết phiếu chuyển kho đã hoàn tất

Lưu ý. Chỉ một dòng không đủ tồn khả dụng là cả phiếu bị từ chối, không dòng nào bị trừ. Nhận hàng là nhận cả phiếu, không nhận từng phần; hàng thiếu hoặc hỏng thì nhận xong rồi điều chỉnh tồn (mục 5.3.5). Phiếu Đang chuyển bấm Huỷ phiếu thì hàng trả lại kho nguồn. Chỉ xoá được phiếu Nháp hoặc Đã huỷ.

5.3.8 Xử lý điều chuyển giữa các cửa hàng trong chuỗiChép link mục

Mục đích. Xuất hoặc nhận hàng khi một cửa hàng khác trong chuỗi xin hàng để giao đơn.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền xuất, nhận điều chuyển chuỗi.
• Công ty mẹ đã bật chia sẻ tồn kho giữa hai cửa hàng (màn Thiết lập > Chuỗi cửa hàng > Quan hệ chuỗi ở mục Hệ thống của menu).
• Yêu cầu điều chuyển được tạo từ màn chi tiết đơn hàng, nút Tìm chi nhánh còn hàng (phân hệ Bán hàng).

Các bước.

1. Bấm Kho & mua hàng > Phiếu kho > Điều chuyển chuỗi (xem Hình 24). Tab Tôi yêu cầu chứa phiếu cửa hàng mình xin hàng; tab Gửi tới tôi chứa phiếu cửa hàng khác xin hàng của mình.
2. Ở cửa hàng được xin hàng, mở phiếu Chờ xuất kho ở tab Gửi tới tôi, bấm Xuất kho, chọn Kho xuất, xác nhận. Phiếu chuyển sang Đang chuyển. Không xuất được thì bấm Từ chối.
3. Ở cửa hàng xin hàng, khi hàng tới, mở phiếu ở tab Tôi yêu cầu, bấm Nhập kho, xác nhận.

Kết quả. Phiếu ở trạng thái Đã nhập kho; hàng cộng vào kho đã chọn lúc yêu cầu.

Hình 24. Màn điều chuyển chuỗi

Lưu ý. Cửa hàng xin hàng chỉ huỷ được yêu cầu khi nguồn chưa xuất. Hàng đã xuất thì chỉ cửa hàng nguồn bấm Thu hồi được; hàng trả về kho đã xuất. Hàng theo lô hoặc serial chưa điều chuyển được giữa hai cửa hàng. Nhận là nhận cả phiếu; thiếu thì nhập xong rồi điều chỉnh tồn.

5.3.9 Kiểm kêChép link mục

Mục đích. Đếm hàng thực tế trong kho, so với sổ và ghi phần chênh lệch.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền mở, chốt phiếu kiểm kê.
• Kho chưa có phiếu kiểm kê nào đang mở.

Các bước.

1. Bấm Kho & mua hàng > Phiếu kho > Phiếu kiểm kê, rồi bấm Mở phiếu kiểm kê (xem Hình 25).
2. Chọn Kho kiểm kê, nhập Ghi chú (ví dụ "Kiểm kê định kỳ quý IV, khu A"). Nếu đã có số đếm trên giấy, nhập luôn ở Dòng đếm: mỗi dòng chọn Sản phẩm, Biến thể, nhập Số đếm; bấm Thêm dòng đếm để thêm dòng. Bấm Mở phiếu. Tồn trên sổ của từng dòng được chụp lại ngay lúc này. Khi chốt, hệ thống ghi phần chênh lệch so với mốc đó, nên mở phiếu ngay trước khi bắt đầu đếm.
3. Ở danh sách phiếu kiểm kê, bấm Quét kiểm kê. Ngăn Quét kiểm kê mở ra bên phải (xem Hình 26). Chọn Kho và Phiếu kiểm kê đang mở.
4. Quét mã vạch bằng máy quét, hoặc gõ mã biến thể vào ô Mã vạch / SKU rồi bấm phím Enter hoặc Ghi số đếm. Ô Số lượng mặc định là 1 cho mỗi lần quét; sửa nếu đếm theo lốc, thùng. Hàng theo lô thì chọn Số lô.
5. Kiểm tra danh sách mã đã quét trong lượt và bảng Đã đếm trên phiếu bên dưới. Lặp lại bước 4 cho đến khi đếm xong.
6. Mở chi tiết phiếu, xem các cột Tồn trên sổ, Đã đếm, Chênh lệch và ô Số dòng lệch. Cần đếm lại thì bấm Quét thêm.
7. Bấm Chốt phiếu. Hộp thoại báo số dòng đang lệch sẽ ghi vào tồn kho; xác nhận.

Kết quả. Phiếu chuyển sang Đã chốt. Phần lệch được ghi vào tồn kho bằng phiếu kho mục đích Chốt kiểm kê.

Hình 25. Màn mở phiếu kiểm kê

Hình 26. Ngăn quét kiểm kê

Lưu ý. Chốt phiếu không hoàn tác được. Bấm Huỷ phiếu thì số đã đếm bị bỏ, tồn giữ nguyên như trên sổ.

5.3.10 Tra và in phiếu nhập, phiếu xuấtChép link mục

Mục đích. Tra chứng từ của mỗi lần tồn tăng hoặc giảm và in phiếu kho.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền xem phiếu kho.

Các bước.

1. Bấm Kho & mua hàng > Phiếu kho > Phiếu nhập / xuất kho. Chọn tab Phiếu nhập hoặc Phiếu xuất.
2. Lọc theo kho, mục đích, ngày lập nếu cần. Cột Mục đích cho biết nguồn phiếu, ví dụ Nhập theo đơn mua, Nhập chuyển kho, Xuất bán, Điều chỉnh giảm, Chốt kiểm kê.
3. Bấm mã phiếu để mở chi tiết (xem Hình 27). Phần Thông tin phiếu ghi kho, chứng từ gốc, người lập, tổng số lượng, lý do; phần Dòng hàng liệt kê SKU, Sản phẩm, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Lô / Serial. Nút Sổ cái ở cuối dòng mở sổ cái kho của dòng hàng đó.
4. Bấm mã ở Chứng từ gốc để mở đơn mua, phiếu chuyển hoặc đơn hàng đã sinh ra phiếu.
5. Bấm In phiếu ở góc trên bên phải để in.

Kết quả. Có bản in phiếu nhập hoặc phiếu xuất để ký nhận.

Hình 27. Màn chi tiết phiếu nhập kho

Lưu ý. Phiếu kho chỉ có cho các biến động từ ngày 05/10/2026. Biến động trước ngày đó chỉ tra được ở Sổ cái kho.

5.3.11 Tra sổ cái kho, sổ nhập và sổ xuấtChép link mục

Mục đích. Truy lại mọi lần tồn kho thay đổi: lúc nào, loại gì, bao nhiêu, còn lại bao nhiêu.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền xem sổ cái kho.

Các bước.

1. Bấm Kho & mua hàng > Tồn kho > Sổ cái kho (xem Hình 28).
2. Bấm Bộ lọc, lọc theo kho, loại biến động, sản phẩm hoặc khoảng thời gian.
3. Đọc các cột: Thời gian, Loại, Chênh lệch (số dương là tăng, số âm là giảm), Tồn sau, Giữ sau, Giá vốn, Ghi chú.
4. Chỉ cần xem các dòng làm tăng tồn thì mở màn Nhập kho; chỉ cần các dòng xuất thì mở tab Sổ xuất kho ở màn Xuất kho.

Kết quả. Có lịch sử biến động để đối chiếu với chứng từ và số đếm thực tế.

Hình 28. Màn sổ cái kho

Bảng 6 giải thích các loại biến động trong cột Loại.

Bảng 6. Loại biến động trong sổ cái kho

5.3.12 Theo dõi lô hàng, lô sắp hết hạn và serialChép link mục

Mục đích. Biết từng lô còn bao nhiêu, lô nào sắp hết hạn, từng serial đang ở đâu.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền xem tồn kho.
• Biến thể được đặt truy vết theo lô hoặc theo serial (mục 5.1.5). Lô và serial sinh ra khi nhập kho, không tạo tay ở các màn này.

Các bước.

1. Bấm Kho & mua hàng > Lô, serial & truy xuất > Lô hàng (xem Hình 29). Đọc các cột Số lô, Biến thể, Kho, Tồn, Đã giữ, Giá vốn, HSD (ngày hết hạn), Hạn dùng (tình trạng hạn, ví dụ Không có HSD khi lô nhập không ghi hạn), NSX.
2. Mở màn Lô sắp hết hạn để xem các lô còn tồn sắp tới hạn sử dụng, cột Còn lại cho biết số ngày còn lại. Báo Quản lý hàng hoá để xử lý trước khi hết hạn.
3. Mở màn Serial để tra một serial: biến thể, kho, Trạng thái, HSD.

Kết quả. Có danh sách lô cần xuất trước và lô cần xử lý.

Hình 29. Màn lô hàng

5.3.13 Phát hành và gắn tem truy xuấtChép link mục

Mục đích. In tem có mã riêng dán lên hàng để người mua quét tra nguồn gốc, thành phần và chứng nhận.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền tạo, sửa tem truy xuất.
• Biết biến thể cần in tem; nên chọn cả lô nhập để tem truy được về nhà cung cấp và đơn mua.

Các bước.

1. Bấm Kho & mua hàng > Lô, serial & truy xuất > Tem truy xuất, rồi bấm Phát hành tem (xem Hình 30).
2. Chọn Sản phẩm, Biến thể, chọn Lô nhập nếu đã biết, nhập Số lượng tem (để sẵn 100, tối đa 10.000).
3. Bấm Phát hành. Cửa sổ báo số tem đã phát hành và danh sách mã; bấm nút sao chép để lấy toàn bộ mã đưa đi in. Bấm Xong.
4. Sau khi dán tem lên hàng, ở danh sách bấm nút ba chấm của tem, chọn Gắn vào hàng. Ở ô Chai (danh sách serial của đúng biến thể), chọn đơn vị hàng mang tem, rồi bấm Xác nhận.
5. Tem nghi bị làm giả hoặc dùng sai thì chọn Gắn cờ nghi ngờ; tem hỏng hoặc in thừa thì chọn Huỷ tem. Cả hai thao tác bắt buộc nhập Lý do.
6. Bấm vào mã tem để xem Chi tiết tem: Thông tin tem và Lịch sử quét (lúc quét, kết quả, quốc gia, thiết bị).

Kết quả. Tem chuyển từ Đã in — chưa dán sang Đã dán vào hàng. Cột Lượt quét và Quét gần nhất cập nhật khi người mua quét tem.

Hình 30. Cửa sổ phát hành tem truy xuất

Lưu ý. Tem in ra là vật thật; phát hành thừa không thu lại được. Mã tem do hệ thống sinh, không tự đặt được. Tem đã huỷ vẫn tra cứu được; người quét nhận kết quả "tem đã huỷ" kèm lý do. Một đơn vị hàng chỉ mang một tem còn hiệu lực.

5.4 Mua hàngChép link mục

5.4.1 Bắt đầu nhanhChép link mục

1. Khai nhà cung cấp một lần (mục 5.4.2).
2. Khi Thủ kho báo hàng sắp hết, tạo đơn mua (mục 5.4.3) rồi bấm Đặt hàng.
3. Khi hàng về, Mua hàng hoặc Thủ kho ghi nhận nhận hàng trên đơn mua (mục 5.4.4).
4. Nhận đủ thì đóng đơn; nhà cung cấp giao thiếu hẳn thì đóng thiếu.

Bảng 7 cho biết trạng thái của đơn mua và thao tác được làm ở mỗi trạng thái.

Bảng 7. Trạng thái đơn mua và thao tác được phép

5.4.2 Khai nhà cung cấpChép link mục

Mục đích. Lưu thông tin nhà cung cấp để chọn khi tạo đơn mua.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền tạo, sửa nhà cung cấp.

Các bước.

1. Bấm Kho & mua hàng > Mua hàng > Nhà cung cấp, rồi bấm Thêm mới (xem Hình 31).
2. Nhập Mã và Tên nhà cung cấp. Mã không đổi được sau khi lưu.
3. Nhập Người liên hệ, Email, Điện thoại, Mã số thuế, Công nợ (số ngày), Địa chỉ, Ghi chú nếu có.
4. Để Hoạt động bật, bấm Lưu.

Kết quả. Nhà cung cấp đang hoạt động hiện trong ô Nhà cung cấp ở màn tạo đơn mua.

Hình 31. Màn thêm nhà cung cấp

Lưu ý. Số ngày công nợ chỉ để tham khảo, không tự áp lên đơn mua.

5.4.3 Tạo đơn mua hàngChép link mục

Mục đích. Lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp, ghi kho nhận và đơn giá từng dòng.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền tạo đơn mua.
• Đã có nhà cung cấp, kho nhập và biến thể cần mua.

Các bước.

1. Bấm Kho & mua hàng > Mua hàng > Đơn mua hàng, rồi bấm Tạo đơn mua (xem Hình 32).
2. Ở Thông tin đơn, chọn Nhà cung cấp và Kho nhập.
3. Nhập Mã đơn (ví dụ theo số đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp), chọn Tiền tệ, Ngày dự kiến hàng về.
4. Chọn Thuế nhà thầu nếu mua dịch vụ của nhà cung cấp nước ngoài; để Không áp dụng cho hàng mua trong nước.
5. Ở phần Dòng hàng đặt mua, mỗi dòng chọn Sản phẩm, Biến thể, Đơn vị mua (ví dụ thùng), nhập SL đặt và Đơn giá; cột Thành tiền tự tính. Bấm Thêm dòng để thêm biến thể khác. Đơn phải có ít nhất một dòng.
6. Nhập Ghi chú nếu cần, bấm Tạo.

Kết quả. Đơn mua hiện trong danh sách ở trạng thái Nháp, cột Tổng hàng là tổng tiền các dòng.

Hình 32. Màn tạo đơn mua hàng

5.4.4 Đặt hàng, nhận hàng và đóng đơn muaChép link mục

Mục đích. Theo đơn mua từ lúc đặt đến lúc hàng vào kho và chốt sổ.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền đặt, nhận, đóng, huỷ đơn mua. Quyền đặt hàng chỉ cấp cho người được duyệt chi. Thủ kho chỉ nhận hàng (bước 3 đến 5) thì cần quyền xem và nhận đơn mua.
• Đơn mua đã tạo (mục 5.4.3).

Các bước.

1. Ở danh sách Đơn mua hàng, bấm mã đơn để mở chi tiết. Màn chi tiết gồm khung Dòng hàng (các cột SL đặt, Đã nhận và các cột khác), khung Thông tin và Tổng tiền. Các nút thao tác ở góc trên bên phải thay đổi theo trạng thái đơn như Bảng 7. Hình 33 chụp một đơn đã huỷ nên chỉ còn nút Xoá.
2. Kiểm tra dòng hàng, bấm Đặt hàng, xác nhận. Đơn chuyển sang Đã đặt; kho chưa thay đổi.
3. Khi hàng về, bấm Nhận hàng. Cửa sổ Nhận hàng nhập kho liệt kê từng dòng với cột Còn phải nhận.
4. Nhập số Nhận lần này cho từng dòng (tối đa phần còn lại). Với hàng theo lô hoặc serial, nhập ở cột Lô / Serial. Nhập Ghi chú, bấm Ghi nhận. Tồn kho tăng ngay; đơn chuyển sang Nhận một phần hoặc Đã nhận đủ.
5. Hàng về nhiều đợt thì lặp lại bước 3 và 4.
6. Khi Đã nhận đủ, bấm Đóng đơn, xác nhận để chốt sổ.
7. Khi nhà cung cấp không giao phần còn thiếu, bấm Đóng thiếu, nhập Lý do (ví dụ "Nhà cung cấp hết hàng"), bấm Đóng thiếu.
8. Khi cần trả hàng đã nhận, bấm Trả hàng NCC, nhập số Trả lần này cho từng dòng (tối đa phần đã nhận), bấm Trả hàng. Tồn kho giảm tương ứng.
9. Huỷ đơn chưa nhận hàng thì bấm Hủy đơn, xác nhận.

Kết quả. Mỗi lần nhận hàng sinh một phiếu nhập mục đích Nhập theo đơn mua; mỗi lần trả hàng sinh một phiếu xuất mục đích Trả nhà cung cấp (mục 5.3.10).

Hình 33. Màn chi tiết đơn mua hàng ở trạng thái Đã hủy

Lưu ý. Đóng đơn không mở lại được. Hủy đơn chỉ làm được khi chưa nhận hàng.

5.5 Chăm sóc khách hàngChép link mục

5.5.1 Bắt đầu nhanhChép link mục

Mỗi ngày mở Đánh giá sản phẩm và Hỏi đáp sản phẩm, lọc trạng thái Chờ duyệt hoặc Chờ xử lý và xử lý hết. Ba màn trong nhóm Phản hồi của khách nhận dữ liệu từ trang bán hàng; khách đặt hàng qua kênh khác thì các màn này trống.

5.5.2 Duyệt đánh giá sản phẩmChép link mục

Mục đích. Quyết định đánh giá nào của khách được hiện trên trang sản phẩm.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền kiểm duyệt đánh giá.

Các bước.

1. Bấm Sản phẩm > Phản hồi của khách > Đánh giá sản phẩm (xem Hình 34).
2. Bấm Bộ lọc, chọn Trạng thái là Chờ duyệt. Có thể lọc thêm theo Số sao và Mua thật.
3. Bấm nút ba chấm của dòng, chọn Chi tiết để đọc toàn bộ nội dung trong ngăn Chi tiết đánh giá.
4. Chọn Duyệt để hiện đánh giá. Chọn Từ chối và nhập Lý do từ chối nếu đánh giá vi phạm.
5. Đánh giá đã duyệt mà cần xem lại thì chọn Gắn cờ; đánh giá chuyển sang Bị gắn cờ và chờ duyệt lại.

Kết quả. Đánh giá Đã duyệt hiện trên trang sản phẩm; đánh giá Từ chối không hiện.

Hình 34. Màn đánh giá sản phẩm khi chưa có đánh giá

Lưu ý. Xoá đánh giá là mất hẳn nội dung khách viết; chỉ cấp quyền xoá cho người phụ trách.

5.5.3 Trả lời hỏi đáp sản phẩmChép link mục

Mục đích. Trả lời câu hỏi khách đặt trên trang sản phẩm.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền trả lời, kiểm duyệt hỏi đáp.

Các bước.

1. Bấm Sản phẩm > Phản hồi của khách > Hỏi đáp sản phẩm. Màn có các cột Sản phẩm, Người hỏi, Câu hỏi, Trả lời, Trạng thái, Ngày hỏi.
2. Lọc Trạng thái là Chờ xử lý.
3. Bấm nút ba chấm của câu hỏi, chọn Trả lời. Nhập Nội dung trả lời, bấm Gửi trả lời.

Kết quả. Câu hỏi chuyển sang Đã trả lời. Câu hỏi Đã đăng hiện trên trang sản phẩm; câu hỏi bị Từ chối không hiện.

5.5.4 Theo dõi đăng ký báo khi có hàngChép link mục

Mục đích. Biết khách nào đang chờ một biến thể có hàng lại, để ưu tiên nhập hàng.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền xem đăng ký báo có hàng.

Các bước.

1. Bấm Sản phẩm > Phản hồi của khách > Báo khi có hàng. Màn liệt kê SKU, Email, Ngôn ngữ thư, Trạng thái, Ngày đăng ký, Ngày gửi thư.
2. Lọc Trạng thái là Đang chờ để xem các đăng ký chưa có hàng lại. Gửi danh sách biến thể cho Mua hàng.

Kết quả. Khi biến thể có hàng trở lại, hệ thống tự gửi đúng một thư cho khách và chuyển đăng ký sang Đã gửi thư. Khách bấm huỷ trong thư thì đăng ký chuyển sang Đã huỷ.

Lưu ý. Màn này chỉ có địa chỉ email của khách vãng lai bấm nút "Báo khi có hàng". Địa chỉ email bị che một phần nếu tài khoản không có quyền xem dữ liệu cá nhân.