5. Hướng dẫn theo vai trò

5.1 Thu ngânChép link mục

5.1.1 Bắt đầu nhanhChép link mục

1. Bấm Bán tại quầy > Vận hành hằng ngày > Bán hàng.
2. Chọn quầy, khai tiền lẻ đầu ca, bấm Mở ca và bắt đầu bán (mục 5.1.2).
3. Quét mã hoặc gõ tên hàng, chọn hàng vào giỏ (mục 5.1.3).
4. Bấm Thu tiền, chọn cách trả, bấm Chốt đơn (mục 5.1.7).
5. Bấm In biên lai, rồi Khách tiếp theo (mục 5.1.8).
6. Cuối ca, bấm Đóng ca, đếm két và bấm Đối soát và đóng ca (mục 5.1.9).

Rời quầy giữa ca không đóng ca. Ca vẫn mở trên hệ thống; lần sau vào màn Bán hàng trên cùng máy tính, màn tự mở lại đúng ca đó.

5.1.2 Mở ca bán hàngChép link mục

Mục đích. Bắt đầu ca trên một quầy để bán hàng và để hệ thống tính số tiền két phải có cuối ca.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền xem và mở ca.
• Quầy đã được đăng ký ở màn Máy quầy (mục 5.3.2).
• Đếm sẵn tiền lẻ trong két.

Các bước. Xem Hình 1.

1. Bấm Bán tại quầy > Vận hành hằng ngày > Bán hàng. Màn Mở ca bán hàng hiện ra.
2. Ở ô Quầy, chọn mã máy của quầy đang đứng. Hệ thống kiểm tra bốn mục: Kho hàng đang bật, Chính sách giảm giá, Máy đã ghi danh, Kênh lệnh phần cứng. Mục chưa đạt hiện kèm hậu quả.
3. Nếu quầy đang có ca mở, màn hiện Quầy này đang có ca mở kèm giờ mở và tiền đầu ca. Bấm Bán tiếp trên ca đang mở để vào ca đó; không mở ca thứ hai.
4. Nhập Tiền lẻ đầu ca. Bấm các nút +200.000, +500.000, +1.000.000, +2.000.000 để cộng nhanh; bấm Xoá để nhập lại từ 0.
5. Để Loại tiền là VND, trừ khi cửa hàng bán bằng đô la Mỹ.
6. Bấm Mở ca và bắt đầu bán.

Kết quả. Màn Bán hàng mở. Góc trên bên phải hiện mã quầy và giờ mở ca, kèm hai nút Đổi quầy và Đóng ca.

Hình 1. Màn mở ca bán hàng

Lưu ý. Mục Kho hàng đang bật, Chính sách giảm giá hoặc Máy đã ghi danh chưa đạt thì nút mở ca bị khoá và màn báo "Quầy chưa đủ điều kiện bán. Nhờ quản lý xử lý các mục màu đỏ ở trên." Mục Kênh lệnh phần cứng chưa đạt không chặn mở ca; bán được nhưng phải in biên lai và mở két bằng tay.

5.1.3 Tìm hàng và thêm vào giỏChép link mục

Mục đích. Đưa hàng khách mua vào giỏ với giá và tồn của quầy.

Điều kiện trước.

• Đã mở ca (mục 5.1.2).

Các bước.

1. Đưa con trỏ vào ô tìm hàng ở đầu khu chọn hàng (chữ mờ "Quét mã vạch, gõ mã hàng (SKU) hoặc tên hàng rồi Enter").
2. Quét mã vạch, hoặc gõ mã hàng hay tên hàng rồi nhấn Enter. Khu giữa hiện Kết quả tra cứu cho từ khoá, mỗi hàng là một thẻ có ảnh, tên, giá và tồn.
3. Bấm thẻ hàng để thêm vào giỏ. Sản phẩm có nhiều loại thì hộp chọn loại hiện ra: chọn loại, nhập Số lượng, bấm Thêm vào giỏ.
4. Trong khu Hàng trong giỏ bên phải, bấm Tăng hoặc Giảm để đổi số lượng, bấm Xoá để bỏ một dòng, bấm Xoá tất cả để làm trống giỏ.
5. Kiểm tra dòng có nhãn vượt tồn: số lượng trong giỏ lớn hơn tồn của quầy. Giảm số lượng hoặc báo quản lý trước khi thu tiền.
6. Bấm Về danh sách hàng để quay lại xem hàng theo danh mục.

Kết quả. Khu Thanh toán bên phải hiện Tạm tính, Giảm giá, Thuế VAT (nếu có) và Tổng cộng. Sau mỗi lần thêm hàng, con trỏ tự về ô tìm để quét tiếp.

Lưu ý. Khi khu Thanh toán đang hiện Đang cập nhật giỏ…, đợi khoảng một giây cho giỏ đồng bộ rồi mới bấm Thu tiền.

5.1.4 Gắn khách vào đơnChép link mục

Mục đích. Gắn khách để đơn tích điểm, áp ưu đãi theo hạng thành viên và gửi biên lai qua email.

Điều kiện trước.

• Đã mở ca. Giỏ chưa ở bước thu tiền.

Các bước.

1. Trong khu giỏ, bấm ô Khách vãng lai (dòng phụ "Bấm để gắn khách"). Hộp Khách hàng mở ra.
2. Gõ vào ô Số điện thoại, tên, email hoặc mã khách. Gõ vài số cuối của số điện thoại là đủ; danh sách tự lọc khi gõ.
3. Bấm đúng khách trong danh sách để gắn vào đơn.
4. Không tìm thấy khách thì bấm Thêm khách mới, nhập Tên khách và Số điện thoại (hoặc email), bấm Lưu và gắn vào đơn. Nếu số điện thoại đã có khách, màn hiện Số này đã có khách: bấm Đúng khách này, gắn vào đơn hoặc Không phải, sửa lại.
5. Để bỏ khách khỏi đơn, bấm Gỡ khách.

Kết quả. Ô khách hiện tên và điểm của khách. Giá trong giỏ được tính lại theo ưu đãi của khách.

5.1.5 Áp mã giảm giá, mã giới thiệu và giảm giá tayChép link mục

Mục đích. Giảm tiền cho khách theo mã khuyến mãi, ghi nhận cộng tác viên giới thiệu, hoặc giảm tay theo chính sách của cửa hàng.

Điều kiện trước.

• Giỏ có hàng và chưa ở bước thu tiền.
• Giảm giá tay: tài khoản có quyền giảm giá tay. Giảm vượt Ngưỡng cần quản lý duyệt thì người bấm phải có thêm quyền duyệt giảm giá (mục 5.3.5).

Các bước.

1. Mã giảm giá: ở khu Thanh toán, nhập mã vào ô Mã giảm giá, bấm Áp dụng. Dòng "ưu đãi khác chưa đủ điều kiện" cho biết còn ưu đãi nào giỏ chưa đạt.
2. Mã giới thiệu: nhập hoặc quét mã của cộng tác viên vào ô Mã giới thiệu, bấm Gắn mã. Bấm Gỡ mã để bỏ. Gắn mã cần có mạng.
3. Giảm giá tay: bấm nút ba chấm cạnh nút Thu tiền, chọn Giảm giá tay. Hộp hiện Tổng trước giảm. Nhập Số tiền giảm, bấm Áp dụng. Bấm Gỡ giảm giá để bỏ khoản giảm tay.

Kết quả. Dòng Giảm giá và Tổng cộng trong khu Thanh toán đổi theo.

Lưu ý. Màn báo "Vượt mức giảm cho phép — mời quản lý duyệt khoản này" nghĩa là khoản giảm vượt ngưỡng của cửa hàng. Không bấm lại nhiều lần; mời quản lý có quyền duyệt giảm giá thao tác. Quyền duyệt xét theo tài khoản đang đăng nhập trên máy, nên quản lý áp khoản giảm bằng tài khoản của mình. Trang quản trị không có ô để quản lý nhập mã duyệt trên tài khoản của thu ngân.

Nút Giảm giá tay không hiện với tài khoản không có quyền giảm giá tay.

5.1.6 Để tạm giỏ, lấy lại giỏ treo và tách billChép link mục

Mục đích. Phục vụ khách kế tiếp khi khách trước chưa thanh toán xong, hoặc chia một giỏ cho hai người trả riêng.

Điều kiện trước.

• Đã mở ca. Không có giao dịch đang thu tiền.

Các bước.

1. Để tạm giỏ đang bán: bấm nút + trên thanh tab giỏ. Giỏ hiện tại thành một tab, giỏ mới trống mở ra. Màn báo "Đã treo giỏ — bấm tab để quay lại".
2. Quay lại giỏ đã để tạm: bấm tab của giỏ đó. Giỏ đang bán (nếu có hàng) tự thành một tab.
3. Bỏ một tab: bấm nút đóng trên tab, xác nhận ở hộp Xoá tab này?.
4. Lấy lại giỏ treo trên hệ thống: bấm nút danh sách cạnh nút ba chấm, chọn Danh sách giỏ đang treo. Hộp Giỏ đang treo liệt kê cả giỏ từ ca trước (nhãn từ ca trước), cột Treo lúc. Bấm Lấy lại. Bấm Huỷ giỏ để xoá hẳn một giỏ treo không dùng nữa.
5. Tách bill: bấm nút ba chấm, chọn Tách bill. Nhập số lượng tách sang bill mới cho từng dòng, bấm Tách bill. Phần vừa tách mở ra để thu tiền ngay; giỏ gốc còn nguyên để thu sau.

Kết quả. Mỗi tab ghi tên khách và tổng tiền của giỏ đó. Giỏ lấy lại hoặc phần vừa tách hiện ở khu giỏ để thu tiền.

Lưu ý. Tab giỏ chỉ nằm trên trình duyệt đang mở. Tải lại trang, đóng trình duyệt hoặc chuyển sang máy khác thì các tab giỏ mất; thu tiền hoặc đóng hết tab trước khi rời màn Bán hàng. Tách bill cần giỏ có ít nhất hai dòng và phải để lại ít nhất một món ở bill gốc.

5.1.7 Thu tiền và chốt đơnChép link mục

Mục đích. Nhận tiền của khách bằng một hoặc nhiều cách trả rồi chốt đơn.

Điều kiện trước.

• Giỏ có hàng, không còn dòng vượt tồn, khu Thanh toán không còn hiện Đang cập nhật giỏ….
• Trả bằng Điểm tích luỹ: giỏ đã gắn khách (mục 5.1.4).
• Trả bằng Quét mã QR: cửa hàng đã nối dịch vụ báo có chuyển khoản. Cửa hàng chưa nối thì cách trả bằng mã QR báo lỗi; khi đó chọn Chuyển khoản và nhập Mã tham chiếu.

Các bước.

1. Bấm Thu tiền. Tổng tiền được chốt lại, giỏ khoá. Hộp Thu tiền hiện Phải thu và Còn thiếu.
2. Chọn cách trả: Tiền mặt, Thẻ, Chuyển khoản, Ví điện tử, Thẻ quà tặng, Điểm tích luỹ, Công nợ cửa hàng hoặc Quét mã QR.
3. Nhập Số tiền. Bấm Đủ tiền để điền đúng số còn thiếu. Với tiền mặt, bấm các nút mệnh giá (10.000 đến 500.000) để cộng dồn số khách đưa; bấm Xoá để nhập lại.
4. Với cách trả cần tham chiếu (thẻ, chuyển khoản, ví điện tử, công nợ cửa hàng), nhập Mã tham chiếu. Với thẻ quà tặng, nhập Mã thẻ quà tặng.
5. Bấm Ghi nhận khoản này. Khoản vừa ghi hiện trong danh sách đã trả, Còn thiếu giảm theo.
6. Lặp lại bước 2 đến bước 5 nếu khách trả bằng nhiều cách (ví dụ một phần thẻ, một phần tiền mặt).
7. Thẻ qua máy quẹt tích hợp: chọn Thẻ, bỏ trống số tiền để thu hết phần còn thiếu (hoặc nhập số nhỏ hơn để chia), bấm Thu bằng máy thẻ. Mời khách chạm hoặc cắm thẻ. Dùng máy quẹt rời của ngân hàng thì quẹt trên máy đó rồi bấm Ghi tay từ máy rời và nhập mã tham chiếu in trên phiếu thẻ.
8. Quét mã QR: chọn Quét mã QR, bấm Hiện mã QR. Khách quét mã để chuyển khoản; tiền về thì hệ thống tự ghi nhận. Chưa thấy tiền thì bấm Kiểm tra lại. Không gõ tay số tiền cho cách này.
9. Khách cần hoá đơn thuế giá trị gia tăng: mở phần Xuất hoá đơn VAT, nhập Mã số thuế, Tên công ty, Địa chỉ, Email, Người liên hệ.
10. Khi Còn thiếu về 0 (hoặc hiện Tiền thối), bấm Chốt đơn.
11. Đơn có hàng giới hạn độ tuổi thì hộp Đơn có hàng giới hạn độ tuổi hiện ra. Kiểm tra giấy tờ tuỳ thân của khách rồi bấm Đã kiểm tra, chốt đơn.

Kết quả. Hộp Đã chốt đơn hiện tiền thối cho khách (nếu có) và các nút biên lai (mục 5.1.8). Đơn đã vào danh sách Đơn hàng với kênh bán "tại quầy", tồn kho đã trừ.

Lưu ý. Đóng hộp Thu tiền bằng nút X không bỏ giao dịch; giỏ vẫn khoá. Bấm Tiếp tục thu tiền để quay lại. Muốn sửa giỏ thì bấm Huỷ giao dịch trong hộp Thu tiền. Thao tác này cần quyền huỷ giao dịch; thu ngân không có quyền thì mời quản lý. Chỉ tiền mặt được nhận dư; các cách trả khác nhập tối đa đúng số còn thiếu. Thẻ quà tặng và Điểm tích luỹ dùng một lần cho mỗi đơn.

Bảng 5 liệt kê các thông báo thường gặp khi thu tiền.

Bảng 5. Thông báo khi thu tiền và cách xử lý

5.1.8 In biên lai, mở két và gửi biên laiChép link mục

Mục đích. Giao biên lai cho khách và mở két để thối tiền sau khi chốt đơn.

Điều kiện trước.

• Đơn vừa chốt, hộp Đã chốt đơn đang mở.

Các bước.

1. Đọc Tiền thối cho khách và thối tiền.
2. Bấm In biên lai để in, bấm Mở két nếu két chưa tự mở. Màn báo Đã gửi lệnh xuống máy khi máy quầy đã nhận lệnh.
3. Khách cần biên lai điện tử: nhập địa chỉ vào ô Gửi biên lai tới email khách, bấm Gửi. Hoặc bấm Tải PDF để lưu tệp biên lai.
4. Bấm Khách tiếp theo để đóng hộp và bán tiếp.

Kết quả. Hộp đóng, giỏ trống, con trỏ về ô tìm hàng.

Lưu ý. Hộp Đã chốt đơn có thể hiện cảnh báo dù đơn đã chốt. Cảnh báo màu đỏ "Đơn đã tạo nhưng KHÔNG trừ được tồn kho" thì báo quản lý ngay (xem chương 10). Cảnh báo "Không đẩy được lệnh xuống máy in / két tiền" thì in biên lai và mở két bằng tay.

5.1.9 Đóng ca và đối soát kétChép link mục

Mục đích. Kết thúc ca, khai số tiền đếm được trong két để hệ thống tính chênh lệch.

Điều kiện trước.

• Không còn giỏ có hàng, tab giỏ hay giao dịch đang thu tiền. Còn thì thu tiền, treo giỏ hoặc đóng tab trước.
• Đã đếm tiền trong két.

Các bước.

1. Ở màn Bán hàng, bấm Đóng ca. Hộp Đóng ca hiện Két phải có.
2. Nhập Tiền đếm được trong két. Màn hiện ngay số Dư hoặc Thiếu so với két phải có.
3. Đếm lại nếu lệch. Khi chắc chắn, bấm Đối soát và đóng ca. Bấm Để sau nếu chưa muốn đóng ca.

Kết quả. Ca chuyển sang Đã đóng, màn Bán hàng quay về màn mở ca. Lệch ít thì báo cáo ca tự duyệt; lệch nhiều thì báo cáo chờ quản lý duyệt (mục 5.2.5).

Lưu ý. Đối soát chỉ chạy được một lần cho mỗi ca. Sau khi chốt, không sửa được số đã khai. Nút Đổi quầy khác nút Đóng ca: Đổi quầy chỉ rời quầy trên máy tính này, ca vẫn mở trên hệ thống.

5.2 Quản lý cửa hàngChép link mục

Vai trò này gồm cửa hàng trưởng và trưởng ca. Trưởng ca thường chỉ được huỷ giao dịch, hoàn tiền và giảm giá tay; các việc xem báo cáo, duyệt báo cáo ca, duyệt giảm giá vượt ngưỡng cần quyền của cửa hàng trưởng.

5.2.1 Bắt đầu nhanhChép link mục

1. Đầu ngày, mở Tổng quan để kiểm tra mọi quầy Sẵn sàng (mục 5.2.2).
2. Trong ngày, mở Ca làm việc, xem tab Két hiện tại của ca đang mở trước khi rút tiền gửi két sắt (mục 5.2.3); ghi lần rút đó ở tab Thu chi két (mục 5.2.4).
3. Cuối ngày, kiểm tra mọi ca đã đối soát, duyệt báo cáo ca đang chờ (mục 5.2.5), rồi xem Báo cáo ngày (mục 5.2.7).
4. Rà Nhật ký mở két (mục 5.2.8) và các khoản Cần xử lý ở Thanh toán thẻ (mục 5.2.9).

5.2.2 Kiểm tra quầy sẵn sàng bánChép link mục

Mục đích. Biết ngay quầy nào chưa bán được hoặc đang bán sai mà không báo lỗi.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền xem ca.

Các bước. Xem Hình 2.

1. Bấm Bán tại quầy > Vận hành hằng ngày > Tổng quan.
2. Đọc bốn ô trên cùng: Tổng máy quầy, Sẵn sàng bán, Chưa sẵn sàng, Vấn đề cần xử lý (chia theo Nghiêm trọng, Chặn, Cảnh báo).
3. Đọc khung Kiểm tra toàn cửa hàng. Mỗi mục có nhãn mức (Bảng 12) và nhãn Đạt, chưa đạt hoặc Chưa kiểm được. Mục chưa đạt kèm hậu quả và đường dẫn sửa (Mở danh sách kho, Khai chính sách giảm giá, Mở danh sách máy quầy).
4. Đọc bảng Máy quầy phía dưới: mỗi dòng một quầy, cột Sẵn sàng bán và bốn cột kiểm tra.
5. Bấm nút làm mới ở góc phải để kiểm lại sau khi sửa.

Kết quả. Biết quầy nào Sẵn sàng. Mục chưa đạt thì chuyển cho Quản trị quầy theo mục 5.3.1. Bảng 6 cho biết hậu quả và người sửa từng mục.

Hình 2. Màn Tổng quan bán tại quầy

Bảng 6. Bốn mục kiểm tra trên màn Tổng quan

Ghi chú. Theo ghi chú dưới bảng Máy quầy trên màn, trạng thái trên bảng phản ánh quyền của người đang đăng nhập trang quản trị, chưa phản ánh quyền của thu ngân. Cột Kênh lệnh phần cứng xanh ở đây chưa chắc máy của thu ngân nhận được lệnh.

5.2.3 Xem ca và két hiện tạiChép link mục

Mục đích. Theo dõi các ca, số tiền trong két giữa ca và giao dịch của từng ca.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền xem ca. Nhân viên thường chỉ thấy ca của chính mình; xem ca của thu ngân khác cần Vai trò cấp bậc Quản trị (chương 4).

Các bước. Xem Hình 3 và Hình 4.

1. Bấm Bán tại quầy > Vận hành hằng ngày > Ca làm việc. Bảng hiện Thu ngân, Máy, Trạng thái, Tiền đầu ca, Mở lúc, Đóng lúc.
2. Bấm Bộ lọc để lọc theo Trạng thái (Đang mở, Đã đóng) hoặc Mã máy. Bấm Sắp xếp để đổi thứ tự.
3. Bấm tên thu ngân, hoặc nút ba chấm cuối dòng, để mở Chi tiết ca làm việc.
4. Tab Thông tin ca: thu ngân, máy, trạng thái, loại tiền, tiền đầu ca, giờ mở và giờ đóng.
5. Tab Két hiện tại: Dòng tiền két (tiền đầu ca, tiền vào, tiền ra, két phải có), doanh số và Giao dịch theo phương thức. Xem được khi ca đang mở và khi ca đã đóng mà chưa đối soát. Mở tab này không đóng ca và không dùng mất lần đối soát.
6. Tab Thu chi két và Giao dịch: xem mục 5.2.4 và 5.2.6. Tab Báo cáo ca: xem mục 5.2.5.

Kết quả. Biết két đang phải có bao nhiêu tiền và ca đã bán những gì.

Hình 3. Danh sách ca làm việc

Hình 4. Chi tiết ca, tab Két hiện tại

5.2.4 Ghi thu chi két giữa caChép link mục

Mục đích. Ghi lại mọi lần bỏ tiền vào hoặc lấy tiền ra khỏi két giữa ca, để cuối ca két phải có khớp với tiền thật.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền cập nhật ca. Ca đang ở trạng thái Đang mở.

Các bước. Xem Hình 5.

1. Mở Chi tiết ca làm việc của ca (mục 5.2.3), chọn tab Thu chi két.
2. Bấm Ghi thu / chi két. Hộp Thu / chi két giữa ca mở ra.
3. Chọn Loại: Bỏ tiền vào két hoặc Lấy tiền khỏi két (mặc định).
4. Nhập Số tiền.
5. Chọn Lý do: Chỉnh tiền lẻ đầu ca, Gửi tiền vào két sắt, Chi vặt, Bổ sung tiền thối hoặc Lý do khác. Chọn Lý do khác thì nhập Lý do cụ thể (tối đa 50 ký tự).
6. Nhập Ghi chú nếu cần, ví dụ người chứng kiến.
7. Bấm Ghi nhận.

Kết quả. Dòng mới hiện trong tab Thu chi két với Thời điểm, Loại, Số tiền, Lý do, Ghi chú, Người thực hiện. Két phải có ở tab Két hiện tại đổi theo.

Hình 5. Hộp Thu / chi két giữa ca

Lưu ý. Ca đã đóng thì nút Ghi thu / chi két không hiện. Lần lấy tiền nào không ghi sẽ thành khoản lệch cuối ca.

5.2.5 Đối soát chốt ca hộ thu ngân và duyệt báo cáo caChép link mục

Mục đích. Chốt ca thay thu ngân đã rời quầy, và duyệt báo cáo ca có chênh lệch lớn.

Điều kiện trước.

• Đối soát hộ: tài khoản có quyền đối soát ca và có Vai trò cấp bậc Quản trị (chương 4); ca chưa đối soát.
• Duyệt: tài khoản có quyền duyệt báo cáo ca và có Vai trò cấp bậc Quản trị. Không duyệt được ca của chính mình.

Các bước. Xem Hình 6.

1. Mở Chi tiết ca làm việc của ca cần chốt (mục 5.2.3).
2. Bấm Đối soát chốt ca ở đầu trang. Hộp Đối soát chốt ca mở ra, nhắc "Chỉ đối soát được một lần".
3. Nhập Tiền đếm được trong két.
4. Nhập Ghi chú: vì sao lệch, ai chứng kiến.
5. Bấm Đối soát.
6. Chọn tab Báo cáo ca. Báo cáo chờ duyệt thì có khung vàng Báo cáo đang chờ duyệt.
7. Xem chênh lệch, hỏi thu ngân nếu cần, rồi bấm Duyệt báo cáo ở đầu trang.

Kết quả. Ca chuyển Đã đóng. Báo cáo ca đã duyệt được tính vào Báo cáo ngày.

Hình 6. Hộp Đối soát chốt ca

Lưu ý. Đối soát cũng đóng luôn ca nếu ca còn mở. Báo cáo tự duyệt khi chênh lệch không quá 0,5% két phải có; lớn hơn thì chờ quản lý duyệt. Ngưỡng này cố định trong hệ thống, cửa hàng không đổi được. Bấm Đối soát chốt ca khi ca đã có người đối soát thì màn chuyển sang tab Báo cáo ca.

5.2.6 Huỷ giao dịch và hoàn tiềnChép link mục

Mục đích. Huỷ giao dịch đang thu dở, hoặc hoàn tiền cho khách trả hàng sau khi đơn đã chốt.

Điều kiện trước.

• Huỷ: tài khoản có quyền huỷ giao dịch. Giao dịch đang Chờ thanh toán hoặc Trả một phần.
• Hoàn: tài khoản có quyền hoàn tiền. Giao dịch Đã chốt hoặc Hoàn một phần.
• Hoàn tiền mặt: có một ca đang mở để chi tiền ra. Tiền hoàn trừ vào ca đang mở, không trừ vào ca bán gốc.

Các bước. Xem Hình 7.

1. Mở Chi tiết ca làm việc của ca đã bán đơn đó, chọn tab Giao dịch. Bảng hiện Thời điểm, Trạng thái, Số tiền, Đã hoàn, Phương thức, Thao tác.
2. Huỷ: ở dòng giao dịch Chờ thanh toán hoặc Trả một phần, bấm Huỷ ở cột Thao tác, xác nhận ở hộp Huỷ giao dịch này?. Giỏ hàng mở lại để sửa hoặc bán tiếp.
3. Hoàn: ở dòng giao dịch đã chốt, bấm Hoàn tiền (hoặc Hoàn tiếp nếu đã hoàn một phần). Hộp Hoàn tiền giao dịch mở ra.
4. Chọn Hoàn toàn bộ hoặc Hoàn một phần. Hoàn một phần thì chọn dòng hàng và số lượng trả lại; ô Giá trị hàng hoàn tự gợi ý theo dòng đã chọn, sửa được.
5. Chọn Hoàn bằng, ví dụ tiền mặt hoặc chuyển khoản. Lần hoàn sau phải cùng cách với lần đầu; ô này khoá ở lần sau.
6. Nhập Lý do và Ghi chú, bấm nút xác nhận hoàn.
7. Đọc kết quả: số Đưa khách là tiền quầy trả tay; phần trả bằng thẻ quà tặng hoặc điểm tự về lại thẻ và ví điểm của khách.

Kết quả. Dòng giao dịch chuyển Đã hoàn tiền hoặc Hoàn một phần, cột Đã hoàn tăng. Hàng trả về tồn, mã giảm giá được nhả.

Hình 7. Chi tiết ca, tab Giao dịch

Lưu ý. Hoàn tiền chỉ ghi nhận trên hệ thống. Tiền mặt, chuyển khoản trả lại khách do quầy làm ngoài hệ thống; không có giao dịch nào qua cổng thanh toán.

5.2.7 Xem báo cáo ngàyChép link mục

Mục đích. Xem tổng bán ra, hoàn trả, doanh thu thuần và chênh lệch két của cả cửa hàng trong một ngày.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền xem báo cáo ca và có Vai trò cấp bậc Quản trị (chương 4). Nhân viên thường không xem được màn này.
• Các ca trong ngày đã đối soát.

Các bước. Xem Hình 8.

1. Bấm Bán tại quầy > Vận hành hằng ngày > Báo cáo ngày.
2. Chọn ngày ở ô ngày góc phải. Mỗi lần xem một ngày.
3. Đọc khung Tổng số ca trong ngày và khung Loại tiền (mỗi loại tiền một khung): Số ca, Số giao dịch, Bán ra, Hoàn trả, Doanh thu thuần, Chênh lệch két.
4. Đọc bảng Phương thức, Số lượt, Số tiền để đối chiếu từng cách trả với sao kê ngân hàng và tiền mặt nộp.

Kết quả. Có số liệu chốt ngày. Ngày chưa có ca nào được đối soát thì màn hiện Ngày này chưa có ca nào được đối soát.

Hình 8. Màn Báo cáo ngày

5.2.8 Rà nhật ký mở kétChép link mục

Mục đích. Phát hiện lần mở két bằng tay không kèm giao dịch bán, dấu hiệu thất thoát tiền mặt.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền xem phần cứng.

Các bước. Xem Hình 9.

1. Bấm Bán tại quầy > Vận hành hằng ngày > Nhật ký mở két. Màn lọc sẵn các lần mở két bằng tay.
2. Bấm Bộ lọc để đổi Nguồn mở két (Tự mở sau khi chốt đơn, Người bấm nút mở, Tất cả), lọc Mã máy hoặc Khoảng thời gian.
3. Đọc các cột Thời điểm, Nguồn, Máy, Người thao tác, Giao dịch, Lệnh tới máy, IP.
4. Với mỗi dòng Người bấm nút mở không có giao dịch, hỏi người thao tác lý do và đối chiếu tab Thu chi két của ca đó.

Kết quả. Có danh sách lần mở két cần giải trình.

Hình 9. Màn Nhật ký mở két

Lưu ý. Nhật ký lấy từ nhật ký hệ thống và có thời hạn lưu. Dòng quá hạn bị xoá hẳn, bộ lọc không lấy lại được. Hệ thống giữ nhật ký ít nhất 30 ngày và xoá theo từng tháng, nên dòng cũ hơn 30 ngày có lúc vẫn còn trên màn. Cột Lệnh tới máy ghi Đã tới máy, Chưa ghi nhận tới máy hoặc Không ghi nhận. Chưa ghi nhận tới máy chưa chắc là két không mở; muốn chắc thì kiểm tra trên máy quầy.

5.2.9 Kiểm tra khoản thanh toán thẻ cần xử lýChép link mục

Mục đích. Tìm khoản tiền đã trừ trên thẻ của khách nhưng chưa gắn vào giao dịch nào, để hoàn cho khách hoặc gắn lại.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền xem giao dịch. Huỷ một khoản thẻ cần quyền huỷ giao dịch.
• Cửa hàng dùng máy quẹt thẻ tích hợp (mục 5.3.7).

Các bước. Xem Hình 10.

1. Bấm Bán tại quầy > Vận hành hằng ngày > Thanh toán thẻ.
2. Bấm Bộ lọc để lọc Trạng thái, Loại (Bán hàng, Huỷ lệnh) hoặc Mã giao dịch.
3. Tìm dòng tô vàng có nhãn Cần xử lý: tiền đã trừ trên thẻ nhưng chưa gắn được vào giao dịch.
4. Bấm Xem để mở Chi tiết thanh toán thẻ: Số tiền và thẻ, Phản hồi của máy, Khớp lệnh và Dữ liệu gốc có lý do không gắn được.
5. Giao dịch bán chưa chốt thì bấm Hủy ở dòng Đã duyệt, xác nhận Huỷ thanh toán để đẩy lệnh huỷ xuống máy quẹt, rồi thu lại cho khách. Không thu lần hai khi khoản đã trừ chưa huỷ được. Khoản không huỷ được trên máy quẹt thì quản lý ghi lại Mã giao dịch, Số tiền và báo kế toán hoàn tiền cho khách ngoài hệ thống.

Kết quả. Khoản thẻ chuyển Đã huỷ giao dịch, hoặc được ghi nhận xử lý ngoài hệ thống. Bảng 7 giải thích các trạng thái của một khoản thanh toán thẻ.

Hình 10. Màn Thanh toán thẻ

Bảng 7. Trạng thái một khoản thanh toán thẻ

5.3 Quản trị quầyChép link mục

5.3.1 Bắt đầu nhanh: chuẩn bị cửa hàng trước khi mở bánChép link mục

Làm đủ theo thứ tự ở Bảng 8 trước khi giao quầy cho thu ngân. Sau đó mở Tổng quan (mục 5.2.2) để kiểm lại.

Bảng 8. Việc phải làm trước khi bán

5.3.2 Đăng ký máy quầyChép link mục

Mục đích. Đưa một máy quầy vào danh sách để mở ca, nhận lệnh phần cứng và ghi danh được.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền thêm máy quầy.
• Đã đặt tên máy, trùng đúng với tên ứng dụng trên máy quầy dùng.

Các bước. Xem Hình 11 và Hình 12.

1. Bấm Bán tại quầy > Cấu hình quầy > Máy quầy. Bảng hiện Mã máy, Loại thiết bị, Số sê-ri, Trạng thái, Ghi danh, Báo về lúc.
2. Bấm Thêm mới. Hộp Đăng ký máy quầy mở ra.
3. Nhập Mã máy, ví dụ quay-1. Đây là khoá nối máy với ca bán và mọi lệnh phần cứng; gõ đúng từng ký tự như trên máy quầy.
4. Chọn Loại thiết bị: Máy thường, trừ khi quầy dùng máy quẹt thẻ tích hợp của Tyro hoặc Adyen.
5. Nhập Số sê-ri (không bắt buộc) để đối chiếu tài sản khi kiểm kê hoặc khi cần thu hồi đúng máy bị mất.
6. Bấm Đăng ký máy.

Kết quả. Máy hiện trong danh sách với Ghi danh là Chưa ghi danh. Làm tiếp mục 5.3.3.

Hình 11. Danh sách máy quầy

Hình 12. Hộp Đăng ký máy quầy

Lưu ý. Màn không có chức năng sửa. Muốn đổi Loại thiết bị hay Số sê-ri, đăng ký lại với đúng Mã máy cũ. Ô tìm phía trên bảng tìm theo mã máy và số sê-ri.

5.3.3 Cấp mã ghi danh, thu hồi phiên máy và thử máy in, kétChép link mục

Mục đích. Cho ứng dụng trên máy quầy đăng nhập vào hệ thống, khoá máy bị mất, và thử máy in, két sau khi lắp.

Điều kiện trước.

• Máy đã đăng ký (mục 5.3.2).
• Cấp mã: quyền ghi danh máy. Thu hồi: quyền thu hồi máy. Thử máy in, két: quyền gửi lệnh phần cứng.
• Có người đứng ở máy quầy để gõ mã.

Các bước. Xem Hình 13.

1. Ở màn Máy quầy, bấm nút ba chấm cuối dòng của máy. Menu hiện Cấp mã ghi danh, Phiên máy, Thử mở két, In thử.
2. Bấm Cấp mã ghi danh. Hộp Mã ghi danh máy hiện mã 8 ký tự và Hết hạn sau (15 phút).
3. Đọc mã cho nhân viên gõ vào ứng dụng trên máy quầy. Mã không có các ký tự dễ nhầm 0, O, 1, I, L.
4. Bấm Đóng khi máy đã ghi danh xong. Mã hết hạn trước khi gõ thì bấm Cấp lại mã; mã cũ hết hiệu lực ngay.
5. Xem phiên của máy: chọn Phiên máy. Bảng hiện Ghi danh lúc, Dùng lần cuối, Hết hạn, Trạng thái (Còn hiệu lực, Hết hạn, Đã thu hồi), IP.
6. Máy bị mất hoặc thanh lý: trong Phiên máy, bấm Thu hồi ở phiên còn hiệu lực, xác nhận ở hộp Thu hồi phiên máy này?. Máy mất quyền ngay và phải ghi danh lại bằng mã mới.
7. Sau khi lắp thiết bị, chọn In thử hoặc Thử mở két để kiểm tra máy quầy nhận lệnh.

Kết quả. Cột Ghi danh chuyển Đã ghi danh khi máy có phiên còn hiệu lực.

Hình 13. Menu thao tác của một máy quầy

Lưu ý. Mã ghi danh chỉ hiện một lần trong hộp. Đóng hộp là mất mã, không tra lại được; cần thì cấp mã mới. Phiên máy hết hạn sau 7 ngày nếu ứng dụng trên máy quầy không tự gia hạn; khi đó cấp mã mới để ghi danh lại.

5.3.4 Đặt lại hoặc gỡ PIN nhân viênChép link mục

Mục đích. Cấp PIN mới cho nhân viên quên PIN hoặc bị khoá, và gỡ PIN của người nghỉ việc.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền đặt lại PIN.

Các bước. Xem Hình 14.

1. Bấm Bán tại quầy > Cấu hình quầy > Nhân viên và PIN. Bảng hiện Nhân viên, Tài khoản, Email, Điện thoại, Trạng thái, PIN máy quầy.
2. Gõ tên, tài khoản, email hoặc số điện thoại vào ô tìm để tìm người.
3. Đặt lại PIN: bấm Đặt lại ở dòng của người đó. Hộp Đặt lại PIN mở ra.
4. Nhập PIN mới và Nhập lại PIN. PIN có 4 đến 6 chữ số, không lặp một chữ số (như 0000), không phải dãy liên tiếp (như 1234 hay 4321).
5. Bấm nút xác nhận trong hộp, rồi báo PIN cho nhân viên.
6. Gỡ PIN: bấm Gỡ PIN, xác nhận ở hộp Gỡ PIN của người này?. Người này không đăng nhập được máy quầy cho tới khi đặt PIN mới.

Kết quả. Nhân viên đăng nhập máy quầy bằng PIN mới. Đặt lại PIN cũng gỡ khoá cho người vừa gõ sai nhiều lần.

Hình 14. Màn Nhân viên và PIN

Lưu ý. Bảng liệt kê mọi người dùng của cửa hàng, không cho biết ai đã có PIN. Nhân viên tự đổi PIN trên máy quầy phải nhập lại mật khẩu tài khoản.

5.3.5 Khai chính sách giảm giáChép link mục

Mục đích. Đặt mức giảm giá tay tối đa và ngưỡng phải có quản lý duyệt. Chưa khai thì quầy không giảm giá được và không mở được ca.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền sửa thiết lập hệ thống.

Các bước. Xem Hình 15.

1. Bấm Bán tại quầy > Cấu hình quầy > Chính sách giảm giá.
2. Nhập Ngưỡng cần quản lý duyệt (phần trăm). Giảm vượt mức này thì người bấm phải có quyền duyệt giảm giá.
3. Nhập Mức giảm tối đa (phần trăm). Ô này chỉ dùng khi để trống Ngưỡng cần quản lý duyệt.
4. Bấm Lưu. Bấm Huỷ để bỏ thay đổi.

Kết quả. Mục Chính sách giảm giá đã khai trên Tổng quan chuyển Đạt.

Hình 15. Màn Chính sách giảm giá

Lưu ý. Phần trăm tính trên tổng giá niêm yết của giỏ, gồm cả giảm giá tay lẫn phần bán dưới giá niêm yết. Gỡ giảm giá tay (đưa về 0) luôn được phép.

5.3.6 Chọn cách tính thuế cho giá tại quầyChép link mục

Mục đích. Quyết định giá niêm yết tại quầy đã gồm thuế giá trị gia tăng, chưa gồm thuế hay không tách thuế. Chọn sai thì mọi đơn quầy sai thuế.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền sửa thiết lập hệ thống.
• Kế toán đã thống nhất cách niêm yết giá.

Các bước. Xem Hình 16.

1. Bấm Bán tại quầy > Cấu hình quầy > Giá gồm thuế. Màn có tiêu đề Giá tại quầy.
2. Trong khung Giá niêm yết tại quầy, chọn một trong ba cách ở Bảng 9.
3. Bấm Lưu.

Kết quả. Đơn quầy mở sau khi lưu tính thuế theo cách mới.

Hình 16. Màn Giá tại quầy

Bảng 9. Ba cách tính thuế cho giá tại quầy

Kế toán trưởng của Bên mua chốt một trong ba cách trước ngày cửa hàng bán đơn đầu tiên. Quản trị quầy chỉ đổi lựa chọn khi có ý kiến của Kế toán trưởng.

5.3.7 Bật, tắt thiết bị tại quầyChép link mục

Mục đích. Khai cửa hàng có dùng máy in biên lai, két đựng tiền, màn hình phụ và máy quẹt thẻ tích hợp hay không.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền sửa cấu hình phần cứng.

Các bước. Xem Hình 17.

1. Bấm Bán tại quầy > Cấu hình quầy > Cấu hình phần cứng.
2. Trong khung Thiết bị tại quầy, bật hoặc tắt Máy in biên lai, Két đựng tiền, Màn hình phụ cho khách.
3. Chọn Máy quẹt thẻ tích hợp (bắt buộc): Không dùng máy quẹt tích hợp, Tyro, Adyen hoặc ECR — kết nối trực tiếp.
4. Bấm Lưu.

Kết quả. Cấu hình áp cho mọi quầy của cửa hàng.

Hình 17. Màn Cấu hình phần cứng

Lưu ý. Tắt Máy in biên lai thì chốt đơn không tự in và lệnh in tay bị từ chối. Tắt Két đựng tiền thì két không tự mở sau khi chốt đơn tiền mặt và nút mở két tay bị từ chối. Tyro và Adyen chưa hoạt động: hệ thống mới lưu lựa chọn, chưa gửi lệnh xuống máy quẹt.

5.3.8 Sửa mẫu biên laiChép link mục

Mục đích. Đặt logo, lời cuối biên lai, dòng thuế và việc tự gửi biên lai qua email.

Điều kiện trước.

• Tài khoản có quyền sửa mẫu biên lai.
• Logo đã có trong thư viện ảnh của cửa hàng, hoặc có tệp ảnh để tải lên.

Các bước. Xem Hình 18.

1. Bấm Bán tại quầy > Cấu hình quầy > Mẫu biên lai.
2. Ở Logo trên biên lai, bấm Tải lên (hoặc kéo thả tệp) hoặc Thư viện để chọn ảnh có sẵn. Biên lai in trên máy nhiệt khổ 80 mm nên dùng ảnh nét, nền trắng.
3. Nhập Lời cuối biên lai, ví dụ chính sách đổi hàng của cửa hàng.
4. Bật Hiện dòng thuế nếu biên lai cần in dòng thuế.
5. Bật Tự gửi biên lai qua email nếu muốn gửi biên lai cho khách sau mỗi đơn. Chỉ gửi được khi giỏ có gắn khách và khách có email.
6. Bấm Lưu.

Kết quả. Biên lai của các đơn chốt sau đó dùng mẫu mới.

Hình 18. Màn Mẫu biên lai

Lưu ý. Logo phải chọn qua thư viện ảnh của cửa hàng; dán đường dẫn ảnh bên ngoài thì hệ thống từ chối.