Bán hàng và tài chính
6. Quy trình đầu-cuối
Bảng 13 nối các tác vụ ở chương 5 thành các luồng nghiệp vụ thường gặp.
Bảng 13. Quy trình đầu-cuối
| Quy trình | Các tác vụ theo thứ tự | Vai trò tham gia |
|---|---|---|
| Bán trực tuyến, khách trả trước | 1. Khách tự đặt, đơn Đã xác nhận, Chưa thanh toán. 2. Tiền về qua cổng, giao dịch Đã thu, đơn tự sang Đã thanh toán (Kế toán kiểm theo 5.3.2). 3. Kho tạo phiếu xuất kho, đơn tự qua Đang đóng gói, Đang giao hàng, Giao thành công. 4. Nhân viên bán hàng bấm Hoàn tất đơn (5.1.5). 5. Kế toán phát hành hoá đơn (5.3.4). | Khách, Kế toán, Thủ kho, Nhân viên bán hàng |
| Bán thu hộ | 1. Đơn Đã xác nhận, phương thức Thu hộ. 2. Kho tạo phiếu xuất kho, giao hàng. 3. Đơn vị vận chuyển thu tiền, giao dịch Đã thu. 4. Hoàn tất đơn, phát hành hoá đơn. | Thủ kho, Kế toán, Nhân viên bán hàng |
| Lên đơn hộ khách | 1. Lên đơn hộ khách (5.1.4). 2. Thu tiền nếu trả trước (5.3.3). 3. Giao hàng như hai luồng trên. | Nhân viên bán hàng, Kế toán, Thủ kho |
| Bán cho doanh nghiệp trả sau | 1. Quản trị hệ thống thêm công ty mua, hạn mức (5.5.4). 2. Công ty gửi yêu cầu báo giá; nhân viên ra giá, gửi, chấp nhận và lên đơn (5.1.9). 3. Đơn vượt hạn mức vào Chờ duyệt; người có quyền duyệt (5.1.5), hoá đơn được phát hành. 4. Giao hàng. 5. Kế toán theo dõi tuổi nợ và thu tiền (5.3.7, 5.3.3). | Nhân viên bán hàng, Quản lý bán hàng, Kế toán, Quản trị hệ thống |
| Khách đổi ý trước khi giao | 1. Sửa dòng hàng (5.1.6) hoặc huỷ đơn (5.1.7). 2. Đơn đã thu tiền: phiếu hoàn tiền tự sinh, Kế toán chuyển trả (5.3.6). 3. Đơn đã có hoá đơn: Kế toán huỷ hoặc điều chỉnh hoá đơn (5.3.5). | Nhân viên bán hàng, Kế toán |
| Trả hàng sau khi giao | 1. Tạo yêu cầu trả hàng (5.2.2). 2. Duyệt, cập nhật vận đơn trả, nhận hàng, kiểm hàng (5.2.3). 3. Đổi hàng hoặc tạo hoàn tiền (5.2.4). 4. Kế toán chuyển tiền và xác nhận (5.3.6), điều chỉnh hoá đơn bằng credit note (5.3.5). | Chăm sóc khách hàng, Thủ kho, Kế toán |
| Chốt số cuối kỳ | 1. Xử lý hết giao dịch chờ và phiếu hoàn tiền chờ (5.3.2, 5.3.6). 2. Đối chiếu Doanh thu, Thu tiền theo phương thức, Thuế GTGT đầu ra (chương 8). 3. Xem Tuổi nợ phải thu (5.3.7). 4. Tải tệp CSV để lưu hồ sơ. | Kế toán, Quản lý bán hàng |